Trong quan hệ lao động, không phải lúc nào mọi việc cũng diễn ra đúng như thỏa thuận hay đúng quy định pháp luật.
Có những lúc người sử dụng lao động đưa ra quyết định hoặc có hành vi khiến người lao động cảm thấy quyền lợi của mình bị ảnh hưởng.
Ví dụ thường gặp: bị chấm dứt hợp đồng lao động không đúng quy định, bị buộc làm thêm giờ mà không có sự đồng ý, bị giữ lương vô lý, hoặc bị xử lý kỷ luật không thỏa đáng.
Trong những tình huống như vậy, pháp luật lao động trao cho người lao động một công cụ quan trọng để tự bảo vệ mình: quyền khiếu nại.
Khiếu nại là một thủ tục pháp lý có quy trình, có thời hạn, có hình thức cụ thể, và có cơ quan chịu trách nhiệm giải quyết.
Bài viết dưới đây trình bày lại các nội dung: quyền khiếu nại của người lao động là gì, trình tự thực hiện ra sao, các hình thức khiếu nại nào được pháp luật thừa nhận, và thời hiệu để thực hiện quyền này.
1. Khiếu nại lao động là gì?
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định số 24/2018/NĐ-CP ngày 27/2/2018 của Chính phủ về giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực lao động, khiếu nại lao động được hiểu là việc người lao động yêu cầu người có thẩm quyền xem xét lại quyết định, hành vi của người sử dụng lao động.
Điều kiện để được xem là khiếu nại: người lao động phải có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó vi phạm pháp luật lao động, và xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.
Nói cách khác, không phải bất kỳ sự không hài lòng nào của người lao động cũng đủ điều kiện để trở thành một khiếu nại chính thức – cần có sự liên hệ giữa hành vi/quyết định bị khiếu nại với một quyền lợi hợp pháp cụ thể đang bị xâm phạm.
2. Người lao động có những quyền gì khi khiếu nại?
Khoản 1 Điều 10 Nghị định 24/2018/NĐ-CP quy định khá chi tiết các quyền của người khiếu nại. Cụ thể như sau.
Quyền tự thực hiện hoặc ủy quyền. Người lao động có thể tự mình khiếu nại, hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện thay. Điều này tạo sự linh hoạt, đặc biệt khi người lao động không có đủ thời gian hoặc kiến thức pháp lý.
Quyền tham gia đối thoại. Người khiếu nại có thể trực tiếp tham gia đối thoại với bên bị khiếu nại và cơ quan giải quyết, hoặc ủy quyền cho người đại diện hợp pháp tham gia thay mình.
Quyền tiếp cận tài liệu, chứng cứ. Người khiếu nại được biết, đọc, sao chụp, sao chép các tài liệu, chứng cứ mà người giải quyết khiếu nại đã thu thập. Ngoại lệ: không áp dụng với thông tin thuộc bí mật nhà nước hoặc bí mật của bên bị khiếu nại.
Quyền yêu cầu cung cấp thông tin. Người khiếu nại có quyền yêu cầu các cá nhân, cơ quan, tổ chức đang lưu giữ thông tin liên quan phải cung cấp trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày có yêu cầu, để giao lại cho người giải quyết khiếu nại.
Quyền yêu cầu biện pháp khẩn cấp. Nếu việc thi hành quyết định/hành vi bị khiếu nại có thể gây hậu quả, người khiếu nại có quyền yêu cầu áp dụng biện pháp khẩn cấp để ngăn chặn.
Quyền đưa ra chứng cứ và giải trình. Người khiếu nại có quyền đưa ra chứng cứ về việc khiếu nại, và tự giải trình ý kiến của mình về các chứng cứ đó. Đây là quyền quan trọng để người lao động không chỉ “gửi đơn rồi chờ”, mà chủ động tham gia chứng minh cho yêu cầu của mình.
Quyền được khôi phục quyền lợi. Nếu khiếu nại có căn cứ, người khiếu nại được khôi phục quyền, lợi ích hợp pháp đã bị xâm hại do việc thi hành quyết định/hành vi bị khiếu nại.
Quyền được bồi thường thiệt hại. Người khiếu nại được bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật, nếu có thiệt hại thực tế xảy ra.
Quyền rút khiếu nại. Người khiếu nại có thể rút khiếu nại theo trình tự quy định tại Điều 8 của Nghị định, nếu thay đổi ý định hoặc vụ việc đã được giải quyết theo cách khác.
Quyền khiếu nại lần hai. Nếu không hài lòng với kết quả giải quyết lần đầu, người lao động có quyền tiếp tục khiếu nại lần hai.
Quyền khởi kiện tại Tòa án. Người khiếu nại có quyền khởi kiện vụ án tại Tòa án theo quy định tại khoản 2 Điều 10 của Nghị định, thay vì hoặc sau khi đã khiếu nại.
Từ những quy định trên, khi phát hiện hành vi vi phạm của người sử dụng lao động ảnh hưởng đến quyền lợi của mình, người lao động có đầy đủ cơ sở pháp lý để tiến hành thủ tục khiếu nại.
3. Trình tự, thủ tục thực hiện khiếu nại
Điều 5 Nghị định 24/2018/NĐ-CP quy định trình tự khiếu nại theo các bước sau. Người lao động không nhất thiết phải đi tuần tự qua cả ba giai đoạn, mà có thể lựa chọn con đường phù hợp với tình huống của mình.
3.1. Khiếu nại lần đầu
Khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi của người sử dụng lao động – hoặc của cơ sở giáo dục nghề nghiệp, doanh nghiệp đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, tổ chức dịch vụ việc làm, tổ chức đánh giá và cấp chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia – là trái pháp luật, xâm phạm trực tiếp quyền lợi của mình, thì người bị xâm phạm thực hiện khiếu nại đến người giải quyết khiếu nại lần đầu.
Người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu chính là người sử dụng lao động.
Đây là điểm người lao động cần lưu ý: bên bị khiếu nại cũng đồng thời là bên có trách nhiệm xem xét lại quyết định/hành vi của chính mình trong lần giải quyết đầu tiên. Nói cách khác, khiếu nại lần đầu là cơ hội để hai bên tự giải quyết nội bộ trước khi cần đến sự can thiệp của cơ quan bên ngoài.
3.2. Khiếu nại lần hai
Người lao động thực hiện khiếu nại lần hai khi:
- Không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu; hoặc
- Đã quá thời hạn quy định về giải quyết khiếu nại lần đầu mà khiếu nại vẫn chưa được giải quyết.
Thẩm quyền giải quyết lần hai được phân theo lĩnh vực khiếu nại:
- Khiếu nại về lao động, an toàn – vệ sinh lao động: gửi đến người có thẩm quyền theo khoản 2 Điều 15;
- Khiếu nại về giáo dục nghề nghiệp: gửi đến người có thẩm quyền theo khoản 2 Điều 16;
- Khiếu nại về việc đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng: gửi đến người có thẩm quyền theo khoản 2 Điều 17;
- Khiếu nại về việc làm: gửi đến người có thẩm quyền theo khoản 2 Điều 18.
Riêng đối với khiếu nại về lao động, an toàn – vệ sinh lao động, nhóm phổ biến nhất mà người lao động thường gặp -người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai là Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.
Đây là cơ quan quản lý nhà nước độc lập với doanh nghiệp, nên việc khiếu nại lần hai mang tính khách quan hơn so với lần đầu.
3.3. Khởi kiện tại Tòa án
Song song với việc khiếu nại, người lao động có quyền khởi kiện tại Tòa án trong các trường hợp:
- Ngay từ đầu, thay vì khiếu nại, khi cho rằng quyết định, hành vi của người sử dụng lao động là trái pháp luật, xâm phạm trực tiếp quyền, lợi ích hợp pháp của mình;
- Không đồng ý với kết quả giải quyết khiếu nại lần đầu;
- Đã quá thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu mà vẫn chưa được giải quyết;
- Không đồng ý với kết quả giải quyết khiếu nại lần hai;
- Đã quá thời hạn giải quyết khiếu nại lần hai mà vẫn chưa được giải quyết.
Ngoài ra, pháp luật cũng dự liệu tình huống ngược lại: nếu chính người bị khiếu nại (tức người sử dụng lao động hoặc chủ thể liên quan) không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần hai, họ cũng có quyền khởi kiện vụ án hành chính theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 11 Nghị định.
Điều này cho thấy cơ chế khiếu nại – khởi kiện được thiết kế công bằng cho cả hai phía, không chỉ riêng người lao động.
Nhìn chung, trình tự khiếu nại lao động được xây dựng theo hướng “phân tầng”: từ khiếu nại nội bộ (lần đầu), đến khiếu nại lên cơ quan quản lý nhà nước (lần hai), và cuối cùng là khởi kiện ra Tòa án nếu các bước trước đó không mang lại kết quả thỏa đáng. Người lao động cũng không bắt buộc phải đi tuần tự — pháp luật cho phép khởi kiện thẳng ngay từ đầu nếu thấy đó là con đường phù hợp hơn.
4. Hình thức thực hiện khiếu nại
Theo Điều 6 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, việc khiếu nại có thể thực hiện qua 2 hình thức.
4.1. Hình thức gửi đơn
Đây là hình thức phổ biến và thường được khuyến khích vì tạo ra bằng chứng rõ ràng, dễ theo dõi quá trình xử lý.
Đơn khiếu nại gửi đến người có thẩm quyền giải quyết cần ghi rõ:
- Ngày, tháng, năm khiếu nại;
- Tên, địa chỉ của người khiếu nại;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân bị khiếu nại;
- Nội dung, lý do khiếu nại, tài liệu liên quan (nếu có);
- Yêu cầu giải quyết khiếu nại.
Đơn khiếu nại do người khiếu nại ký tên hoặc điểm chỉ.
Lưu ý: trường hợp nhiều người cùng khiếu nại, đơn phải có đầy đủ các nội dung trên kèm chữ ký của tất cả những người khiếu nại, và cần cử người đại diện để trình bày khi có yêu cầu của người giải quyết khiếu nại. Người đại diện phải có giấy tờ chứng minh tính hợp pháp của việc đại diện, để tránh tranh chấp về thẩm quyền đại diện trong quá trình giải quyết.
4.2. Hình thức khiếu nại trực tiếp
Người lao động đến tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết khiếu nại để tiến hành khiếu nại.
Người tiếp nhận khiếu nại sẽ hướng dẫn người lao động viết đơn khiếu nại, hoặc tự ghi lại đầy đủ nội dung khiếu nại như sau:
- Ngày, tháng, năm khiếu nại;
- Tên, địa chỉ của người khiếu nại;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân bị khiếu nại;
- Nội dung, lý do khiếu nại, tài liệu liên quan (nếu có);
- Yêu cầu giải quyết khiếu nại.
Sau khi nội dung được ghi nhận đầy đủ, người lao động khiếu nại sẽ ký tên hoặc điểm chỉ vào văn bản.
Lưu ý: trường hợp nhiều người cùng khiếu nại trực tiếp về cùng nội dung, cơ quan có thẩm quyền sẽ tổ chức tiếp và đề nghị cử người đại diện để trình bày nội dung khiếu nại. Người tiếp nhận khiếu nại ghi lại đầy đủ nội dung khiếu nại nêu trên, và yêu cầu người đại diện ký tên hoặc điểm chỉ vào văn bản.
Việc pháp luật quy định song song hai hình thức này cho thấy sự linh hoạt nhất định, giúp người lao động – dù ở trình độ, hoàn cảnh nào – cũng có thể tiếp cận được quyền khiếu nại của mình mà không bị cản trở bởi thủ tục hành chính quá phức tạp.
5. Thời hiệu khiếu nại
Điều 7 Nghị định 24/2018/NĐ-CP quy định về thời hiệu khiếu nại.
Thời hiệu khiếu nại lần đầu là 180 ngày, kể từ ngày người khiếu nại nhận được hoặc biết được quyết định, hành vi bị khiếu nại — của người sử dụng lao động, của tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động giáo dục nghề nghiệp, của doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, của tổ chức dịch vụ việc làm, tổ chức có liên quan đến hoạt động tạo việc làm cho người lao động, hoặc tổ chức đánh giá, cấp chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia.
Đây là khoảng thời gian tương đối dài so với nhiều loại thời hiệu khác, tạo điều kiện cho người lao động có đủ thời gian cân nhắc, thu thập chứng cứ, tìm hiểu quy trình trước khi chính thức nộp đơn khiếu nại.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là nên trì hoãn — càng khiếu nại sớm, việc thu thập chứng cứ và làm rõ tình tiết sự việc thường càng thuận lợi, vì các bên liên quan còn nhớ rõ diễn biến và tài liệu chưa bị thất lạc.
Trường hợp người khiếu nại không thực hiện được quyền khiếu nại theo đúng thời hiệu vì ốm đau, thiên tai, địch họa, đi công tác, học tập ở nơi xa hoặc vì những trở ngại khách quan khác, thì thời gian trở ngại đó không tính vào thời hiệu khiếu nại.
Quy định này giúp bảo vệ quyền lợi của người lao động trong những tình huống bất khả kháng, tránh trường hợp bị mất quyền khiếu nại chỉ vì lý do nằm ngoài tầm kiểm soát của mình.
6. Một vài lưu ý dành cho người lao động
Từ những phân tích trên, có thể rút ra vài điểm người lao động nên cân nhắc khi thực hiện quyền khiếu nại của mình.
Trước hết, cần xác định rõ quyết định hoặc hành vi nào của người sử dụng lao động đang gây ảnh hưởng đến quyền lợi của mình, và thu thập càng nhiều tài liệu, chứng cứ liên quan càng tốt.
Thứ hai, nên cân nhắc lựa chọn hình thức khiếu nại phù hợp: nếu vụ việc phức tạp, có nhiều tình tiết cần trình bày rõ ràng, hình thức gửi đơn bằng văn bản thường tạo ra bằng chứng chắc chắn hơn so với khiếu nại trực tiếp bằng lời.
Thứ ba, nắm rõ thời hiệu 180 ngày là điều rất quan trọng, để tránh bỏ lỡ thời hạn khiến quyền khiếu nại không còn được xem xét.
Cuối cùng, nếu thấy việc khiếu nại nội bộ (lần đầu, do chính người sử dụng lao động giải quyết) khó đạt kết quả khách quan, người lao động hoàn toàn có quyền cân nhắc phương án khác: khiếu nại lần hai lên cơ quan quản lý nhà nước, hoặc khởi kiện trực tiếp ra Tòa án ngay từ đầu, tùy theo tính chất và mức độ nghiêm trọng của vụ việc.
Tổng kết
Việc nắm vững quyền khiếu nại, cũng như trình tự, hình thức và thời hiệu thực hiện, sẽ giúp người lao động chủ động hơn trong việc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình khi xảy ra tranh chấp với người sử dụng lao động.
Đây là một cơ chế pháp lý được thiết kế khá đầy đủ, từ giải quyết nội bộ đến sự can thiệp của cơ quan quản lý nhà nước và cuối cùng là Tòa án, nhằm đảm bảo mọi khiếu nại chính đáng đều có con đường để được xem xét thấu đáo.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến quyền khiếu nại hoặc cần được tư vấn cụ thể cho trường hợp của mình, quý bạn đọc vui lòng liên hệ luật sư để được hỗ trợ giải đáp kịp thời và chính xác nhất.
