Sang tên Sổ đỏ là cách gọi thông thường của thủ tục đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất. Thủ tục này phải làm khi chuyển nhượng (mua bán), tặng cho hoặc thừa kế quyền sử dụng đất. Bài này gom toàn bộ quy trình vào một chỗ, theo quy định đang có hiệu lực vào tháng 10/2026, từ điều kiện, hồ sơ, thuế phí đến các tình huống hay gặp, trong đó phần thừa kế được trình bày kỹ hơn.
I. NHỮNG ĐIỂM THAY ĐỔI CẦN BIẾT
Nhiều bài hướng dẫn cũ vẫn lưu hành với số liệu đã hết hiệu lực, nên cần lưu ý các thay đổi sau.
Về nơi nộp hồ sơ, từ ngày 01/7/2025 không còn cấp huyện. Người dân được chọn nơi nộp trong phạm vi tỉnh, thành phố có đất, không bị giới hạn ở nơi có thửa đất như trước (Nghị định 101/2024 và Nghị định 151/2025).
Về thời hạn giải quyết, chuyển nhượng, tặng cho và thừa kế được giải quyết không quá 8 ngày làm việc (Nghị định 151/2025).
Về thuế thu nhập cá nhân, Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 (Luật số 109/2025/QH15) và Nghị định 253/2026 có hiệu lực từ 01/7/2026. Thuế suất chuyển nhượng bất động sản vẫn là 2%, nhưng quy định miễn thuế được hệ thống lại, trong đó có miễn thuế khi bán nhà ở, đất ở duy nhất.
Về hạn khai thuế, từ 01/7/2026 hạn khai thuế TNCN đối với bất động sản đã có Giấy chứng nhận là chậm nhất vào ngày cuối cùng của thời hạn phải đăng ký biến động, tức 30 ngày (Nghị định 252/2026). Trước đây hạn này là ngày thứ 10 kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực nếu bên bán tự nộp.
Về thuế phí khi thừa kế và tặng cho, không còn yêu cầu người nhận phải nộp 0,5% lệ phí trước bạ và 2% thuế TNCN đối với giao dịch giữa người thân thuộc nhóm được miễn.
II. ĐIỀU KIỆN VÀ THỜI HẠN CẦN NHỚ
Theo Điều 45 Luật Đất đai 2024, người sử dụng đất chỉ được chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế khi:
- Đất đã có Giấy chứng nhận
- Không có tranh chấp
- Quyền sử dụng đất không bị kê biên để bảo đảm thi hành án và còn trong thời hạn sử dụng đất.
- Một số trường hợp còn điều kiện riêng, ví dụ đất của người dân tộc thiểu số được giao theo chính sách, đất đang thế chấp, hoặc người nhận thuộc nhóm không được nhận chuyển nhượng đất theo khoản 8 Điều 45.
Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất phải được công chứng hoặc chứng thực (điểm a khoản 3 Điều 27). Công chứng thực hiện tại tổ chức công chứng, chứng thực thực hiện tại UBND cấp xã. Phần lớn người dân chọn công chứng vì công chứng viên kiểm tra điều kiện giao dịch và lưu trữ hồ sơ.
Phải đăng ký biến động trong 30 ngày kể từ ngày có biến động (khoản 3 Điều 133 Luật Đất đai 2024). Với mua bán và tặng cho, đó là ngày công chứng hoặc chứng thực hợp đồng. Quá hạn có thể bị xử phạt hành chính theo nghị định về xử phạt trong lĩnh vực đất đai.
III. SANG TÊN KHI MUA BÁN HOẶC TẶNG CHO
Bước 1. Công chứng hợp đồng
Theo Luật Công chứng 2024, thẩm quyền công chứng giao dịch bất động sản tính theo tỉnh, thành phố nơi tổ chức công chứng đặt trụ sở. Bạn không bắt buộc đến tổ chức công chứng ở xã, phường nơi có đất, miễn là cùng tỉnh, thành phố.
Bên bán hoặc bên tặng cho chuẩn bị Giấy chứng nhận bản gốc, giấy tờ tùy thân (căn cước công dân gắn chip, thẻ Căn cước hoặc hộ chiếu), giấy tờ về tình trạng hôn nhân hoặc tài sản chung, và văn bản ủy quyền nếu người khác bán thay.
Bên mua hoặc bên nhận tặng cho chuẩn bị giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tình trạng hôn nhân và phiếu yêu cầu công chứng theo mẫu của tổ chức công chứng.
Hợp đồng thường do công chứng viên soạn, nhưng hai bên cũng có thể tự soạn trước. Phí công chứng do bên yêu cầu công chứng nộp, hai bên có thể thỏa thuận khác. Nếu thửa đất là tài sản chung của vợ chồng, cả hai cùng ký hoặc có văn bản ủy quyền cho nhau.
Bước 2. Kê khai nghĩa vụ tài chính
Dù thuộc diện được miễn thuế hay lệ phí, vẫn phải nộp tờ khai. Phần miễn được xác định trên hồ sơ, không tự động bỏ qua.
Thuế TNCN do bên bán nộp. Khi tặng cho, người nhận nộp nếu không thuộc diện miễn. Hai bên có thể thỏa thuận bên mua nộp thay thuế cho bên bán. Lệ phí trước bạ do bên mua hoặc bên nhận nộp. Phí thẩm định hồ sơ và lệ phí cấp Giấy chứng nhận cũng do bên mua hoặc bên nhận nộp. Các bên được thỏa thuận lại về người nộp.
Tờ khai thuế TNCN từ chuyển nhượng bất động sản dùng mẫu 03/BĐS-TNCN (Thông tư 89/2026/TT-BTC). Tờ khai lệ phí trước bạ nhà đất dùng mẫu 01/LPTB. Nếu hợp đồng có thỏa thuận bên mua nộp thay thuế thì khai cùng lúc nộp hồ sơ sang tên.
Bước 3. Nộp hồ sơ đăng ký biến động
Một bộ hồ sơ gồm đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất (Mẫu số 18 kèm Nghị định 151/2025), hợp đồng đã công chứng hoặc chứng thực, Giấy chứng nhận bản gốc, tờ khai thuế TNCN và tờ khai lệ phí trước bạ, giấy tờ chứng minh được miễn nếu có, và văn bản đại diện nếu nhờ người khác nộp thay. Bạn cũng cần xuất trình giấy tờ tùy thân.
Nơi nộp là một trong các nơi trong tỉnh, thành phố có đất: Văn phòng đăng ký đất đai, chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai đặt ở cấp xã hoặc khu vực liên xã, hoặc Bộ phận Một cửa, Trung tâm phục vụ hành chính công. Hồ sơ nộp tại nơi không phải cơ quan đăng ký sẽ được chuyển sang Văn phòng đăng ký đất đai. Một số địa phương cho nộp trực tuyến, nên hỏi trước khi đi. Cơ quan tiếp nhận cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Nếu hồ sơ thiếu, bạn nhận phiếu yêu cầu bổ sung.
Bước 4. Nộp thuế, phí và nhận kết quả
Văn phòng đăng ký đất đai chuyển thông tin sang cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính. Khi có thông báo, bạn nộp thuế và lệ phí theo thông báo. Sau đó cơ quan đăng ký cập nhật biến động vào Giấy chứng nhận và hồ sơ địa chính rồi trả kết quả theo giấy hẹn.
Thời hạn giải quyết là không quá 8 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời hạn này không tính ngày nghỉ, ngày lễ, thời gian người dân thực hiện nghĩa vụ tài chính, thời gian xử lý trường hợp đất có vi phạm pháp luật và thời gian trưng cầu giám định.
IV. SANG TÊN SAU KHI NHẬN THỪA KẾ
Khi người có tên trên Sổ đỏ qua đời, đất không tự động chuyển sang tên người thừa kế. Người thừa kế phải hoàn tất văn bản thừa kế tại tổ chức công chứng, rồi đăng ký biến động để được cập nhật tên mình vào Giấy chứng nhận.
1. Xác định ai là người thừa kế
Nếu người mất để lại di chúc hợp pháp, di sản chia theo di chúc. Nếu không có di chúc, di chúc không hợp pháp, hoặc người được chỉ định đã mất trước người để lại di sản, di sản chia theo pháp luật. Bộ luật Dân sự 2015 chia người thừa kế thành ba hàng.
Hàng thứ nhất gồm: vợ hoặc chồng, cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, con đẻ và con nuôi.
Hàng thứ hai gồm: ông bà nội, ông bà ngoại, anh chị em ruột và cháu ruột mà người chết là ông bà.
Hàng thứ ba gồm: cụ nội, cụ ngoại, bác, chú, cậu, cô, dì ruột, cháu ruột mà người chết là bác, chú, cậu, cô, dì, và chắt ruột mà người chết là cụ.
Những người cùng hàng được hưởng phần ngang nhau. Hàng sau chỉ được hưởng khi không còn ai ở hàng trước, hoặc những người ở hàng trước đã mất, bị truất quyền hưởng hoặc từ chối nhận di sản. Nếu con của người chết đã mất trước hoặc cùng thời điểm, cháu được hưởng phần mà cha mẹ cháu lẽ ra được hưởng (thừa kế thế vị).
Một số người vẫn được hưởng phần tối thiểu dù di chúc không nhắc đến họ, gồm con chưa thành niên, cha mẹ, vợ hoặc chồng, và con đã thành niên nhưng không có khả năng lao động. Mức tối thiểu là hai phần ba suất của một người thừa kế theo pháp luật.
2. Xác định phần nào của thửa đất là di sản
Nếu thửa đất là tài sản chung của vợ chồng, chỉ phần của người đã mất là di sản.
Nếu không có thỏa thuận khác, mỗi người có một nửa. Người vợ hoặc chồng còn sống giữ phần của mình, đồng thời có thể được chia thêm phần di sản cùng các con và cha mẹ người mất.
Nếu Giấy chứng nhận đứng tên hộ gia đình hoặc nhiều người, cần xác định đúng phần quyền của người đã mất trước khi lập văn bản.
3. Thời hiệu và quyền từ chối
Với bất động sản, thời hiệu yêu cầu chia di sản là 30 năm kể từ ngày mở thừa kế. Người thừa kế nên làm thủ tục sớm để tránh tranh chấp.
Người thừa kế có quyền từ chối nhận di sản, nhưng phải làm trước khi phân chia di sản và phải lập thành văn bản, thường được công chứng. Việc từ chối không nhằm trốn tránh nghĩa vụ tài sản của người chết. Người bị xác định là không được hưởng di sản theo Bộ luật Dân sự, ví dụ người bị kết án vì hành vi xâm phạm tính mạng người để lại di sản, không thể làm thủ tục này.
4. Công chứng văn bản phân chia di sản
Theo Điều 59 Luật Công chứng 2024, người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật có quyền yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản. Luật 2024 gộp hai thủ tục cũ là khai nhận di sản và thỏa thuận phân chia di sản vào một quy trình.
Hồ sơ gồm giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết, di chúc nếu thừa kế theo di chúc, giấy tờ chứng minh quan hệ với người mất nếu thừa kế theo pháp luật (giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận quan hệ), Giấy chứng nhận của người đã mất, giấy tờ tùy thân của tất cả người thừa kế và phiếu yêu cầu công chứng.
Sau khi kiểm tra hồ sơ đủ và đúng, tổ chức công chứng niêm yết việc thụ lý trong 15 ngày. Nơi niêm yết là trụ sở UBND cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản. Nếu không xác định được thì niêm yết tại nơi tạm trú, và nếu vẫn không xác định được thì tại UBND cấp xã nơi có bất động sản (Điều 44 Nghị định 104/2025).
Hết thời hạn mà không có khiếu nại, tố cáo, các bên mới ký văn bản và công chứng viên chứng nhận. Nếu bỏ qua niêm yết hoặc niêm yết sai quy định, văn bản công chứng có thể mất giá trị. Vì vậy công chứng thừa kế luôn mất ít nhất 15 ngày, cộng với thời gian chuẩn bị và ký.
5. Kê khai thuế, lệ phí và nộp hồ sơ đăng ký biến động
Người thừa kế nộp tờ khai thuế TNCN và tờ khai lệ phí trước bạ, kèm giấy tờ chứng minh quan hệ để được miễn. Hồ sơ đăng ký biến động gồm đơn đăng ký biến động (Mẫu số 18), Giấy chứng nhận bản gốc, văn bản phân chia di sản đã công chứng, giấy tờ về quyền hưởng di sản, tờ khai thuế và lệ phí, giấy tờ chứng minh được miễn nếu có, và giấy tờ tùy thân. Nếu là người thừa kế duy nhất, bổ sung đơn đề nghị đăng ký thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.
Nơi nộp, cách nhận kết quả và thời hạn 8 ngày làm việc giống như trường hợp mua bán, tặng cho. Để chắc chắn, nên nộp hồ sơ ngay sau khi văn bản được công chứng, không để quá 30 ngày kể từ ngày đó. Nếu chưa rõ cách tính hạn, hãy hỏi cơ quan đăng ký đất đai.
6. Các tình huống thường gặp
Nhiều người thừa kế nhưng muốn một người đứng tên. Các đồng thừa kế có thể lập văn bản thỏa thuận phân chia ghi rõ người nhận toàn bộ quyền sử dụng đất. Người khác có thể từ chối nhận di sản (trước khi phân chia) hoặc tặng cho phần của mình. Hai cách này khác nhau về hồ sơ và nghĩa vụ thuế, nên hỏi công chứng viên cách phù hợp.
Muốn bán đất sau khi nhận thừa kế. Nên làm xong sang tên thừa kế để đứng tên trên Giấy chứng nhận rồi mới ký hợp đồng chuyển nhượng. Khi bán, người bán chịu thuế TNCN 2%, trừ trường hợp được miễn như bán nhà ở, đất ở duy nhất.
Người thừa kế ở xa hoặc ở nước ngoài. Có thể ủy quyền bằng văn bản theo quy định dân sự. Với giấy tờ lập ở nước ngoài, hãy hỏi tổ chức công chứng về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự hoặc công chứng.
Đất chưa có Giấy chứng nhận. Thủ tục sẽ khác và có thể phải làm thủ tục cấp lần đầu hoặc xin xác nhận nguồn gốc. Nên hỏi cơ quan đăng ký đất đai trước.
Đất đang thế chấp. Nghĩa vụ trả nợ là một phần của di sản, nên cần làm việc với ngân hàng.
Có tranh chấp giữa những người thừa kế. Khi đất đang tranh chấp, công chứng và đăng ký không tiến hành được. Cần giải quyết bằng thỏa thuận, hòa giải hoặc tại Tòa án trước.
V. THUẾ VÀ PHÍ
Về thuế thu nhập cá nhân:
Chuyển nhượng bất động sản của cá nhân cư trú chịu thuế 2% nhân với giá chuyển nhượng (Điều 14 Luật Thuế TNCN 2025, Điều 57 Nghị định 253/2026).
Nhận thừa kế, quà tặng là bất động sản ngoài nhóm được miễn chịu thuế 10% trên thu nhập tính thuế. Thu nhập tính thuế xác định theo giá tính lệ phí trước bạ của bất động sản (Điều 61 Nghị định 253/2026).
Được miễn thuế khi chuyển nhượng, thừa kế hoặc tặng cho bất động sản giữa vợ với chồng; cha mẹ đẻ với con đẻ; cha mẹ nuôi với con nuôi; cha mẹ chồng với con dâu (kể cả khi chồng đã chết); cha mẹ vợ với con rể (kể cả khi vợ đã chết); ông bà nội, ông bà ngoại với cháu nội, cháu ngoại; anh chị em ruột với nhau (Điều 18 Nghị định 253/2026). Chia nhà đất giữa vợ chồng khi ly hôn cũng thuộc diện miễn.
Chuyển nhượng nhà ở, quyền sử dụng đất ở và tài sản gắn liền với đất ở duy nhất của cá nhân cũng được miễn thuế. Người bán tự kê khai và tự chịu trách nhiệm. Nếu chỉ chuyển nhượng một phần thì phần đó không được miễn. Điều kiện chi tiết xem tại Điều 18 Nghị định 253/2026. Hồ sơ, thủ tục miễn thuế thực hiện theo pháp luật quản lý thuế.
Về lệ phí trước bạ:
Mức thu nhà, đất là 0,5%. Với đất, công thức là diện tích nhân giá đất trong Bảng giá đất do UBND tỉnh, thành phố ban hành tại thời điểm kê khai, nhân 0,5% (Nghị định 10/2022, sửa đổi bởi Nghị định 175/2025). Phần nhà tính theo giá nhà theo quy định riêng. Nhà, đất nhận thừa kế hoặc quà tặng giữa các nhóm người thân nêu trên được miễn lệ phí này khi được cấp Giấy chứng nhận. Miễn lệ phí không có nghĩa là bỏ tờ khai.
Về phí công chứng:
Tính theo giá trị quyền sử dụng đất, hoặc tổng giá trị đất và tài sản gắn liền nếu hợp đồng gồm cả nhà. Biểu phí theo Thông tư 257/2016/TT-BTC như sau.
Dưới 50 triệu đồng: 50.000 đồng.
Từ 50 đến 100 triệu đồng: 100.000 đồng.
Từ trên 100 triệu đến 1 tỷ đồng: 0,1% giá trị.
Từ trên 1 đến 3 tỷ đồng: 1 triệu đồng cộng 0,06% phần vượt 1 tỷ.
Từ trên 3 đến 5 tỷ đồng: 2,2 triệu đồng cộng 0,05% phần vượt 3 tỷ.
Từ trên 5 đến 10 tỷ đồng: 3,2 triệu đồng cộng 0,04% phần vượt 5 tỷ.
Từ trên 10 đến 100 tỷ đồng: 5,2 triệu đồng cộng 0,03% phần vượt 10 tỷ.
Trên 100 tỷ đồng: 32,2 triệu đồng cộng 0,02% phần vượt 100 tỷ, tối đa 70 triệu đồng.
Hãy đối chiếu với bảng phí niêm yết tại nơi công chứng.
Về phí và lệ phí do địa phương quy định:
Phí thẩm định hồ sơ và lệ phí cấp Giấy chứng nhận (hoặc đăng ký biến động) do Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố quyết định nên khác nhau giữa các nơi. Hỏi tại nơi nộp hồ sơ trước khi đi.
Ví dụ tính nhanh:
Bán nhà đất giá 3 tỷ đồng, giá tính lệ phí trước bạ 2 tỷ đồng, người bán không thuộc diện miễn. Thuế TNCN là 3 tỷ nhân 2%, bằng 60 triệu đồng. Lệ phí trước bạ là 2 tỷ nhân 0,5%, bằng 10 triệu đồng. Phí công chứng là 2,2 triệu đồng. Tổng cộng khoảng 72,2 triệu đồng, chưa tính phí thẩm định và lệ phí cấp Giấy chứng nhận của địa phương. Nếu đây là giao dịch tặng cho hoặc thừa kế giữa cha mẹ và con thì chỉ còn phí công chứng và các phí địa phương.
Lưu ý: Biểu phí công chứng, Bảng giá đất, phí địa phương và điều kiện miễn thuế có thể khác nhau giữa các nơi hoặc thay đổi theo thời gian, nên hãy xác nhận với tổ chức công chứng, cơ quan đăng ký đất đai và cơ quan thuế nơi bạn làm thủ tục. Nội dung này mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý. Với trường hợp phức tạp như nhiều người thừa kế, di chúc bị tranh cãi, đất đang thế chấp hoặc có yếu tố nước ngoài, nên hỏi ý kiến luật sư hoặc công chứng viên trước khi làm hồ sơ.
Thông tin liên hệ:
Văn phòng Luật sư Châu Đốc – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh
📍 Địa chỉ: 92/49/7/20 Nguyễn Thị Chạy, khu phố Chiêu Liêu, Phường Dĩ An, Thành phố Hồ Chí Minh.
📞 Điện thoại: 0987 79 16 32
✉️ Email: luattamduc.law@gmail.com
🌐 Website: luattamduc.vn
📘 Facebook: Luật sư Dân sự
🎵 TikTok: @luatsutuvantphcm
📍 Google Maps: Xem bản đồ
🕐 Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7 (8:00 – 17:00)
