Trùng đóng bảo hiểm xã hội: Nguyên nhân, hậu quả và cách xử lý đúng luật
1. Trùng đóng bảo hiểm xã hội là gì?
Trùng đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) là tình trạng một người lao động được ghi nhận đóng BHXH tại hai đơn vị trở lên trong cùng một khoảng thời gian mà pháp luật không cho phép. Hiểu một cách đơn giản, đây là lỗi kỹ thuật hoặc hành chính trong quá trình kê khai, đăng ký và đóng bảo hiểm, dẫn đến việc người lao động bị tính đóng gấp đôi, hoặc góp sai quỹ bảo hiểm trong thời gian không phù hợp.
Theo quy định tại Điều 85 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người lao động chỉ được phép tham gia BHXH bắt buộc một lần duy nhất tại một đơn vị sử dụng lao động trong một thời điểm. Việc đóng BHXH tại hai nơi cùng lúc là không đúng quy định, dù hành vi đó là cố ý hay vô tình.
Ngoài ra, cũng không có quy định nào cho phép cộng gộp hay nhân đôi thời gian đóng để tính hưởng chế độ hưu trí hoặc các quyền lợi khác. Do đó, việc trùng đóng không mang lại lợi ích mà còn có thể gây thiệt hại tài chính và ảnh hưởng thủ tục hành chính cho cả người lao động và doanh nghiệp.
Các biểu hiện cụ thể của trùng đóng Bảo hiểm xã hội gồm:
-
Trùng thời gian đóng BHXH bắt buộc tại hai công ty khác nhau.
-
Vừa tham gia BHXH tự nguyện, vừa đóng BHXH bắt buộc tại đơn vị sử dụng lao động trong cùng một thời gian.
-
Được cấp hai mã số BHXH, dẫn đến hệ thống ghi nhận đóng bảo hiểm tại hai nơi không đồng bộ.
-
Doanh nghiệp cũ vẫn tiếp tục đóng BHXH sau khi người lao động đã nghỉ việc nhưng chưa chốt sổ BHXH.
Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến trùng đóng Bảo hiểm xã hội:
-
Người lao động chuyển việc nhưng chưa chốt sổ BHXH ở nơi làm cũ, dẫn đến việc nơi làm mới và cũ cùng đóng BHXH một lúc.
-
Doanh nghiệp không cập nhật kịp thời việc nghỉ việc hoặc thay đổi thông tin cá nhân.
-
Cán bộ nhân sự thiếu kinh nghiệm hoặc nhầm lẫn mã số BHXH, dẫn đến tạo mới mã thay vì sử dụng mã cũ.
-
Lỗi hệ thống quản lý hoặc thiếu liên thông dữ liệu giữa các cơ quan bảo hiểm.
-
Trường hợp người lao động làm việc bán thời gian tại hai đơn vị cùng lúc, cả hai đều đóng BHXH mà không thông báo cho nhau.
Trùng đóng Bảo hiểm xã hội có phải là hành vi vi phạm pháp luật?
Trong phần lớn trường hợp, trùng đóng Bảo hiểm xã hội là lỗi hành chính và không bị xử phạt nếu người lao động và doanh nghiệp nhanh chóng phối hợp với cơ quan BHXH để khắc phục.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp cố tình gian lận để trốn đóng hoặc khai sai, thì có thể bị xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, với mức phạt hành chính lên tới hàng chục triệu đồng.
Việc hiểu đúng bản chất và hậu quả của tình trạng trùng đóng bảo hiểm xã hội là bước đầu tiên và quan trọng để đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động, đồng thời giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và chi phí không cần thiết.
2. Căn cứ pháp lý liên quan đến trùng đóng Bảo hiểm xã hội
Để xử lý tình trạng trùng đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) một cách đúng đắn, người lao động và doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật hiện hành điều chỉnh về vấn đề này.
Việc trùng đóng không chỉ là lỗi kỹ thuật trong kê khai mà còn liên quan đến việc xác lập quyền và nghĩa vụ về bảo hiểm, do đó cần được điều chỉnh chặt chẽ trong hệ thống pháp luật.
Dưới đây là những văn bản pháp luật quan trọng quy định về trùng đóng Bảo hiểm xã hội và hướng dẫn cách xử lý:
1. Luật Bảo hiểm xã hội 2014
Là văn bản pháp lý cao nhất điều chỉnh toàn diện các vấn đề liên quan đến BHXH, bao gồm: đối tượng tham gia, mức đóng, phương thức đóng, quyền lợi và trách nhiệm của các bên liên quan.
-
Khoản 3 Điều 85 quy định: người lao động chỉ đóng BHXH bắt buộc một lần duy nhất trong cùng một thời điểm.
-
Điều 46, 60, 63 và 74 đề cập đến quyền lợi khi tham gia BHXH, điều kiện để hưởng trợ cấp, lương hưu, nghỉ hưu và các chế độ khác, trong đó thời gian tham gia BHXH trùng lặp không được tính gấp đôi hoặc cộng dồn.
2. Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam
Đây là văn bản hướng dẫn cụ thể về quy trình thu, quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình tham gia bảo hiểm.
-
Điểm 2.1, Khoản 2, Điều 7 quy định về việc cấp mã số BHXH duy nhất cho mỗi người.
-
Điểm 4.3, Khoản 4, Điều 31 nêu rõ quy trình xử lý trùng đóng và hoàn trả tiền BHXH đã nộp thừa.
-
Điều 27 hướng dẫn cụ thể về hợp nhất sổ BHXH trong trường hợp người lao động có nhiều sổ do trùng thông tin.
3. Nghị định 115/2015/NĐ-CP của Chính phủ
Nghị định này hướng dẫn chi tiết về BHXH bắt buộc, đối tượng tham gia, mức đóng và thời điểm bắt đầu/ kết thúc tham gia. Đồng thời, quy định rõ về trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc khai báo trung thực, đóng đúng, đủ BHXH theo quy định. Nếu phát hiện trùng đóng, đơn vị phải chủ động phối hợp với cơ quan BHXH để hoàn trả và điều chỉnh.
4. Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm
Nghị định này quy định các hình thức xử phạt khi:
-
Doanh nghiệp khai báo sai thông tin, dẫn đến trùng đóng.
-
Không điều chỉnh kịp thời dữ liệu BHXH khi người lao động nghỉ việc, chuyển việc.
-
Cố tình trốn đóng, gian lận hoặc để xảy ra sai phạm về thời gian đóng bảo hiểm.
Mức phạt có thể lên đến 75 triệu đồng, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.
5. Công văn 1734/BHXH-BT ngày 16/5/2014 của BHXH Việt Nam
Đây là văn bản hướng dẫn chuyên ngành, giúp cơ quan BHXH các cấp xử lý tình trạng trùng đóng Bảo hiểm xã hội một cách thống nhất trên toàn quốc. Nội dung công văn đề cập đến:
-
Cách xác định thời gian trùng.
-
Trình tự xử lý hồ sơ hoàn trả.
-
Hướng dẫn hợp nhất sổ BHXH, cấp lại mã số đúng cho người lao động.
6. Các văn bản liên quan khác
-
Công văn 366/BHXH-BT, Công văn 2763/BHXH-THU: bổ sung các tình huống cụ thể về trùng đóng Bảo hiểm xã hội trong quá trình luân chuyển lao động.
-
Hướng dẫn từ BHXH tỉnh, quận/huyện: căn cứ vào quy định chung và tình hình thực tế từng địa phương.
Kết luận:
Việc xử lý trùng đóng Bảo hiểm xã hội không thể thực hiện tùy tiện mà phải tuân thủ đầy đủ quy trình và căn cứ pháp lý rõ ràng. Người lao động và doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu các văn bản nêu trên để:
-
Tránh bị mất quyền lợi khi nghỉ hưu, nhận trợ cấp.
-
Không bị xử phạt hành chính do sai sót trong việc kê khai bảo hiểm.
-
Rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ khi phát sinh sự cố về trùng đóng.
Nếu bạn không am hiểu rõ luật hoặc gặp khó khăn trong việc xử lý hồ sơ, hãy liên hệ luật sư hoặc đơn vị tư vấn bảo hiểm để được hỗ trợ kịp thời và đúng quy định.
3. Các trường hợp thường gặp về trùng đóng Bảo hiểm xã hội
a) Trùng thời gian đóng BHXH bắt buộc ở hai công ty
Ví dụ: Bạn A làm việc tại công ty X từ tháng 1 đến tháng 6, nhưng chưa chốt sổ BHXH. Tháng 5, bạn A bắt đầu làm tại công ty Y và được đóng BHXH luôn. Như vậy, tháng 5 và tháng 6 bị trùng đóng.
b) Vừa đóng bảo hiểm tự nguyện, vừa tham gia BHXH bắt buộc
Có nhiều người tham gia BHXH tự nguyện, sau đó đi làm và được công ty đóng BHXH bắt buộc mà không báo dừng bảo hiểm tự nguyện.
c) Trùng đóng Bảo hiểm xã hội do thay đổi mã số BHXH
Một số người khi chuyển vùng cư trú hoặc thay đổi CMND/CCCD, được cấp mã số BHXH mới, dẫn đến trùng dữ liệu và được ghi nhận là hai người khác nhau trong hệ thống.
4. Hậu quả khi trùng đóng Bảo hiểm xã hội
Việc trùng đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) tưởng chừng là một lỗi nhỏ trong kê khai hành chính, nhưng trên thực tế có thể để lại nhiều hậu quả nghiêm trọng cho cả người lao động và doanh nghiệp nếu không được phát hiện và xử lý kịp thời.
Không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hưởng BHXH, trùng đóng còn làm phát sinh chi phí không cần thiết, gây rối loạn dữ liệu trong hệ thống bảo hiểm quốc gia và kéo dài các thủ tục hành chính liên quan đến bảo hiểm.
Dưới đây là những hậu quả phổ biến và nghiêm trọng mà người lao động cũng như doanh nghiệp có thể gặp phải:
1. Không được tính gấp đôi thời gian tham gia BHXH
Một trong những hiểu lầm phổ biến là nghĩ rằng nếu đóng BHXH ở hai nơi thì thời gian tham gia sẽ được cộng gộp hoặc tính “gấp đôi”, từ đó giúp nghỉ hưu sớm hoặc nhận lương hưu cao hơn. Tuy nhiên, theo Luật BHXH 2014, thời gian đóng BHXH bị trùng sẽ chỉ được ghi nhận một lần duy nhất.
Ví dụ: nếu một người lao động bị trùng đóng 3 tháng ở hai công ty, thì thời gian tham gia hợp lệ chỉ là 3 tháng, không phải 6 tháng.
2. Không được tăng quyền lợi khi nghỉ hưu hay hưởng chế độ
Việc đóng BHXH nhiều nơi cùng lúc không làm tăng tỷ lệ hưởng lương hưu hoặc giá trị trợ cấp bảo hiểm. Tiền đóng thừa sẽ được hoàn trả (nếu có yêu cầu), nhưng người lao động không được nhận thêm quyền lợi.
Đặc biệt, trong trường hợp người lao động không phát hiện và xử lý trùng đóng kịp thời, khi làm thủ tục nghỉ hưu, cơ quan BHXH có thể từ chối tính thời gian trùng, khiến quá trình giải quyết bị kéo dài hoặc bị thiếu thời gian đóng bắt buộc theo quy định.
3. Phát sinh chi phí vô ích cho doanh nghiệp
Đối với đơn vị sử dụng lao động, trùng đóng Bảo hiểm xã hội cho một lao động là chi phí ngoài dự kiến, không mang lại giá trị. Trong nhiều trường hợp, nếu không phát hiện sớm, doanh nghiệp có thể bị truy thu, bị kiểm tra và thậm chí bị xử phạt hành chính.
Ví dụ: Một công ty đóng BHXH cho người lao động đã nghỉ việc (nhưng chưa chốt sổ), thì những khoản này không được hoàn lại một cách tự động, mà phải thực hiện đầy đủ thủ tục hoàn trả rất mất thời gian.
4. Rối loạn và sai lệch dữ liệu BHXH cá nhân
Việc có hai mã số BHXH hoặc hai sổ bảo hiểm khác nhau khiến hệ thống quản lý của cơ quan BHXH ghi nhận sai thông tin, dẫn đến:
-
Lỗi khi tra cứu thông tin quá trình đóng BHXH.
-
Gặp khó khăn khi làm thủ tục hưởng bảo hiểm thất nghiệp, thai sản, tai nạn lao động…
-
Không thể liên thông dữ liệu với bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá nhân hoặc các cơ quan nhà nước khác.
LUẬT SƯ BÌNH DƯƠNG HỖ TRỢ GIÀNH QUYỀN NUÔI CON 24/7
5. Kéo dài thủ tục hành chính
Khi trùng đóng Bảo hiểm xã hội, các thủ tục liên quan như:
-
Chốt sổ BHXH khi nghỉ việc,
-
Làm thủ tục nhận bảo hiểm một lần,
-
Hưởng lương hưu,
đều có thể bị kéo dài thời gian xử lý. Người lao động có thể phải làm thêm hồ sơ, đối chiếu thông tin, hợp nhất sổ hoặc giải trình với cơ quan BHXH, gây mất thời gian và công sức.
6. Có nguy cơ bị xử phạt hành chính
Nếu việc trùng đóng xuất phát từ lỗi khai báo sai hoặc gian lận từ phía doanh nghiệp, hoặc từ sự thiếu trách nhiệm trong việc quản lý hồ sơ nhân sự, thì cơ quan BHXH có quyền xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Mức phạt có thể lên đến:
-
10 – 20 triệu đồng với hành vi khai sai thời gian tham gia BHXH,
-
20 – 75 triệu đồng đối với các vi phạm nghiêm trọng hơn như trốn đóng, gian lận, hoặc khai báo thông tin không đúng.
7. Ảnh hưởng đến uy tín và đánh giá của doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, việc bị phát hiện trùng đóng Bảo hiểm xã hội thường xuyên sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín trong quản lý nhân sự và chất lượng quản trị nội bộ. Trong các cuộc kiểm tra của cơ quan BHXH, hoặc khi tham gia đấu thầu, đối tác có thể đánh giá thấp mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Kết luận:
Trùng đóng Bảo hiểm xã hội không chỉ là sai sót về hành chính mà còn có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hợp pháp của người lao động và gây tổn thất tài chính cho doanh nghiệp.
Do đó, cả hai bên cần thường xuyên kiểm tra dữ liệu bảo hiểm, phối hợp chặt chẽ trong việc khai báo, chốt sổ và quản lý mã số BHXH để phòng ngừa và xử lý kịp thời khi phát hiện có sai lệch.
5. Cách kiểm tra trùng đóng Bảo hiểm xã hội
Người lao động có thể tự kiểm tra việc trùng đóng bằng một số cách:
-
Tra cứu quá trình tham gia BHXH trên cổng thông tin baohiemxahoi.gov.vn.
-
Sử dụng ứng dụng VssID của BHXH Việt Nam.
-
Liên hệ cơ quan BHXH địa phương nơi đang đóng bảo hiểm.
-
Đối chiếu sổ BHXH, quyết định nghỉ việc, giấy tờ liên quan.
Nếu thấy có hai số BHXH khác nhau hoặc thời gian đóng bị trùng, nên xử lý sớm.
6. Cách xử lý khi bị trùng đóng Bảo hiểm xã hội
Tùy từng trường hợp cụ thể, cách xử lý sẽ khác nhau:
a) Trùng đóng Bảo hểm xã hội bắt buộc tại hai công ty
-
Người lao động cần xác nhận công ty nào đóng sai quy định.
-
Nộp hồ sơ đề nghị thu hồi và hoàn trả khoản đóng thừa.
-
BHXH sẽ tiến hành xóa thời gian trùng, giữ lại nơi đóng hợp lệ.
b) Vừa đóng BHXH bắt buộc, vừa đóng BHXH tự nguyện
-
Người lao động nộp đơn đề nghị hoàn trả số tiền đã đóng BHXH tự nguyện trùng.
-
Hồ sơ gồm: đơn đề nghị, chứng minh nhân thân, sổ BHXH.
-
Cơ quan BHXH sẽ xác minh và trả lại tiền nếu đúng.
c) Có 2 sổ BHXH do cấp sai mã
-
Người lao động làm hồ sơ gộp sổ BHXH theo quy định.
-
Nộp tại cơ quan BHXH nơi đang tham gia hiện tại.
7. Thủ tục hợp nhất sổ BHXH khi bị trùng
Hồ sơ cần chuẩn bị:
-
Tờ khai Mẫu TK1-TS.
-
Bản sao công chứng CMND/CCCD.
-
Bản gốc hai sổ BHXH (nếu có).
-
Các giấy tờ liên quan quá trình làm việc (hợp đồng, quyết định nghỉ việc…).
Nơi nộp hồ sơ:
-
Cơ quan BHXH quận/huyện nơi đang tham gia BHXH hiện tại.
Thời gian giải quyết:
-
Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
8. Quy định về hoàn trả tiền trùng đóng Bảo hiểm xã hội
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH:
-
Người lao động được hoàn trả số tiền đã đóng trùng, sau khi cơ quan BHXH xác minh.
-
Tiền được trả về tài khoản ngân hàng cá nhân hoặc bằng tiền mặt.
-
Thời hạn xử lý không quá 30 ngày làm việc.
Chuyển Tiền Nhầm – 1 Số Cách Xử Lý Và Bảo Vệ Quyền Lợi Của Bạn
9. Khuyến cáo để tránh trùng đóng Bảo hiểm xã hội
Đối với người lao động:
-
Luôn yêu cầu chốt sổ BHXH trước khi chuyển việc.
-
Không tham gia BHXH bắt buộc ở hai nơi cùng lúc.
-
Khi tham gia BHXH tự nguyện, cần báo dừng nếu đi làm có bảo hiểm bắt buộc.
-
Kiểm tra kỹ mã số BHXH của mình.
Đối với doanh nghiệp:
-
Kiểm tra thông tin BHXH trước khi khai báo.
-
Không đóng trùng bảo hiểm xã hội cho người đang tham gia tại nơi khác.
-
Đào tạo nhân viên hành chính về nghiệp vụ bảo hiểm.
10. Dịch vụ luật sư hỗ trợ xử lý trùng đóng Bảo hiểm xã hội
Nếu bạn gặp rắc rối với hồ sơ, quá trình xác minh hoặc không biết bắt đầu từ đâu, hãy liên hệ luật sư chuyên về bảo hiểm xã hội để được hỗ trợ:
-
Soạn thảo hồ sơ đúng quy định.
-
Đại diện làm việc với cơ quan BHXH.
-
Khiếu nại trong trường hợp bị từ chối hoàn tiền.
-
Tư vấn để bảo vệ quyền lợi khi nghỉ việc, nghỉ hưu hoặc nhận trợ cấp.
11. Câu hỏi thường gặp trùng đóng bảo hiểm xã hội
Trùng đóng bảo hiểm xã hội có được cộng dồn thời gian không?
Không. Chỉ được tính một lần duy nhất, thời gian trùng sẽ bị loại bỏ.
Có cần đóng phạt nếu công ty trùng đóng bảo hiểm xã hội?
Tùy trường hợp. Nếu do lỗi của doanh nghiệp, có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Có thể chuyển tiền đã đóng trùng sang tháng sau?
Không. Số tiền trùng sẽ được hoàn trả, không được chuyển sang các tháng tiếp theo.
12. Kết luận
Trùng đóng bảo hiểm xã hội là lỗi hành chính thường gặp nhưng nếu không xử lý đúng, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hưởng lương hưu, trợ cấp thất nghiệp của người lao động. Người lao động cần kiểm tra thông tin bảo hiểm thường xuyên, phối hợp với công ty và cơ quan BHXH để xử lý kịp thời, đảm bảo không bị thiệt hại.
Thông tin liên hệ
Văn phòng Luật sư Châu Đốc – Chi nhánh Bình Dương
📍 Địa chỉ: 92/49/7/20 Nguyễn Thị Chạy, khu phố Chiêu Liêu, phường Tân Đông Hiệp, thành phố Dĩ An, tỉnh Bình Dương.
📞 Điện thoại: 0987 79 16 32
✉️ Email: luattamduc.law@gmail.com
🌐 Website: luattamduc.vn
🎥 TikTok: luatsutuvantphcm
🕒 Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7 (8:00 – 17:00)
