Tranh chấp hợp đồng ủy thác tìm kiếm khách hàng: Nguyên nhân, cách giải quyết và lưu ý khi soạn hợp đồng 

Trong hoạt động thương mại, hợp đồng ủy thác tìm kiếm khách hàng là một dạng hợp đồng phổ biến khi doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường, phát triển mạng lưới phân phối hoặc tìm kiếm đối tác tiềm năng. Tuy nhiên, trong thực tế việc thực hiện hợp đồng này thường phát sinh nhiều tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ tìm kiếm khách hàng, mức chi phí, hoa hồng, quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng hoặc vấn đề chứng minh hiệu quả công việc. Vậy tranh chấp hợp đồng ủy thác tìm kiếm khách hàng được hiểu như thế nào và phải xử lý ra sao?

---

1. Khái niệm tranh chấp hợp đồng ủy thác tìm kiếm khách hàng

Hợp đồng ủy thác tìm kiếm khách hàng là sự thỏa thuận giữa bên giao ủy thác (doanh nghiệp, cá nhân có sản phẩm/dịch vụ cần bán) và bên nhận ủy thác (đơn vị, cá nhân có khả năng tiếp cận thị trường, mạng lưới đối tác, hoặc kinh nghiệm môi giới). Theo đó, bên nhận ủy thác thực hiện hoạt động tìm kiếm, giới thiệu và kết nối khách hàng tiềm năng, còn bên giao ủy thác sẽ chi trả khoản thù lao hoặc hoa hồng theo kết quả công việc đạt được.

Trong thực tiễn, loại hợp đồng này xuất hiện phổ biến trong các lĩnh vực:

• Môi giới & phân phối hàng hóa

• Dịch vụ marketing – tìm kiếm đối tác kinh doanh

• Môi giới bất động sản, tài chính, bảo hiểm, xuất nhập khẩu

• Tư vấn thương mại và phát triển thị trường

Tranh chấp hợp đồng ủy thác tìm kiếm khách hàng xảy ra khi một trong hai bên không thực hiện đúng hoặc không thống nhất cách hiểu về quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng, dẫn đến bất đồng về kết quả công việc, mức hoa hồng, thời hạn thực hiện, hoặc chứng minh hiệu quả giới thiệu khách hàng.

---

2. Nguyên nhân dẫn đến tranh chấp hợp đồng ủy thác tìm kiếm khách hàng

Các tranh chấp thường phát sinh từ các nhóm nguyên nhân sau:

2.1. Điều kiện hưởng hoa hồng không được quy định rõ ràng

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Nhiều hợp đồng chỉ ghi chung chung “trả hoa hồng khi giới thiệu khách hàng thành công”, nhưng không xác định rõ thế nào là “thành công”.

Các tình huống dễ gây tranh cãi:

2.2. Không xác định rõ khách hàng “do ai phát triển”

Khi cả hai bên đều tiếp cận cùng một nhóm khách hàng, dễ xảy ra:

• Mỗi bên đều cho rằng mình là người giới thiệu

• Không có biên bản xác nhận khách hàng tiếp xúc

• Thiếu email, báo cáo hoặc nhật ký làm việc để chứng minh

2.3. Bên giao ủy thác thay đổi chính sách hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng

Một số trường hợp doanh nghiệp cố tình chấm dứt hợp đồng ngay sau khi bên nhận ủy thác đã tìm được khách hàng, nhằm né việc trả hoa hồng.

Nếu hợp đồng không quy định cách xử lý phần công việc đã thực hiện → dễ dẫn đến tranh chấp lớn.

2.4. Thiếu chứng cứ chứng minh công việc đã thực hiện

Bên nhận ủy thác thường không lưu trữ:

• Email trao đổi

• Lịch hẹn làm việc

• Biểu mẫu báo cáo khách hàng

• Thông tin liên hệ ban đầu

→ Dẫn đến khó chứng minh công sức trong quá trình giải quyết tranh chấp.

---

3. Cách giải quyết tranh chấp hợp đồng ủy thác tìm kiếm khách hàng

Khi xảy ra tranh chấp, việc lựa chọn phương thức giải quyết phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền và lợi ích của mỗi bên. Tùy vào mức độ mâu thuẫn, chứng cứ đang có và mối quan hệ hợp tác giữa các bên, có thể lựa chọn các phương án sau:

3.1. Thương lượng trực tiếp giữa các bên

Đây là cách được ưu tiên đầu tiên vì:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí

• Giữ được mối quan hệ hợp tác kinh doanh

• Linh hoạt trong việc điều chỉnh các điều khoản thanh toán và nghĩa vụ công việc

Để thương lượng hiệu quả, các bên nên:

• Xác định rõ yêu cầu và đề xuất của mình

• Đánh giá mức độ công việc đã thực hiện

• Đưa ra phương án thanh toán hoặc điều chỉnh hợp đồng dựa trên thực tế thị trường

Tuy nhiên, phương thức này dễ bế tắc nếu mỗi bên giữ quan điểm cứng rắn hoặc không có chứng cứ rõ ràng.

---

3.2. Hòa giải thông qua bên thứ ba

Nếu thương lượng không đạt kết quả, các bên có thể lựa chọn:

• Trung tâm hòa giải thương mại

• Luật sư hoặc tổ chức tư vấn pháp lý độc lập

Phương pháp này có ưu điểm:

• Đảm bảo tính khách quan và trung lập

• Giúp các bên nhìn rõ quyền – nghĩa vụ của mình theo hợp đồng và pháp luật

• Có thể lập biên bản hòa giải thành làm căn cứ thi hành

Hòa giải phù hợp trong trường hợp hai bên vẫn muốn giữ quan hệ lâu dài hoặc cần bảo mật thông tin kinh doanh.

---

3.3. Khởi kiện tại Trọng tài thương mại hoặc Tòa án

Nếu tranh chấp phức tạp, giá trị lớn, hoặc liên quan đến việc cố tình chiếm dụng hoa hồng, các bên có thể đưa vụ việc đến cơ quan tài phán.

Lưu ý quan trọng:
Nếu trong hợp đồng không quy định giải quyết tại Trọng tài, thì mặc nhiên tranh chấp sẽ thuộc thẩm quyền của Tòa án theo quy định pháp luật.

---

3.4. Chứng cứ cần chuẩn bị khi giải quyết tranh chấp

Để bảo vệ quyền lợi, bên nhận hoặc bên giao ủy thác cần thu thập các tài liệu sau:

• Hợp đồng ủy thác và các phụ lục, điều khoản bổ sung

• Biên bản xác nhận khách hàng do bên nhận ủy thác giới thiệu

• Email, tin nhắn, file báo cáo quá trình tìm kiếm khách hàng

• Hợp đồng hoặc giao dịch ký kết với khách hàng (nếu có)

• Chứng từ thanh toán, hóa đơn liên quan đến phí, hoa hồng

→ Càng nhiều chứng cứ rõ ràng, khả năng giải quyết thuận lợi càng cao.

---

4. Lưu ý khi soạn thảo hợp đồng ủy thác tìm kiếm khách hàng để hạn chế tranh chấp

Để giảm thiểu tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên cần chú trọng xây dựng điều khoản rõ ràng, minh bạch, đặc biệt liên quan đến kết quả công việc và cơ chế nhận hoa hồng. Dưới đây là các nội dung quan trọng cần đưa vào hợp đồng:

---

4.1. Quy định rõ phạm vi công việc và mục tiêu cần đạt

Hợp đồng cần nêu đầy đủ:

• Khu vực / thị trường mà bên nhận ủy thác được phép hoạt động

• Nhóm khách hàng mục tiêu (cá nhân, tổ chức, ngành nghề)

• Mục tiêu công việc: số lượng khách hàng tiếp cận, số cuộc gặp gỡ, số hợp đồng kỳ vọng

• Hình thức báo cáo tiến độ (email / văn bản / họp trực tuyến)

➡️ Quy định càng cụ thể, càng dễ đánh giá hiệu quả thực hiện.

---

4.2. Xác định điều kiện được hưởng hoa hồng một cách rõ ràng

Đây là điều khoản trọng tâm, cần quy định cụ thể:

• Thời điểm trả hoa hồng: khi khách hàng ký hợp đồng hay khi khách hàng thanh toán?

• Nếu khách hàng thanh toán từng phần → hoa hồng có chia theo tỷ lệ không?

• Thời gian chi trả hoa hồng (5 ngày, 15 ngày hay cuối kỳ?)

• Cách tính hoa hồng cho các giao dịch tái tục hoặc hợp đồng gia hạn

Ví dụ điều khoản mẫu:

“Bên nhận ủy thác được hưởng hoa hồng khi khách hàng do bên nhận ủy thác giới thiệu ký hợp đồng và thanh toán ít nhất 50% giá trị hợp đồng lần đầu.”

---

4.3. Cơ chế xác nhận khách hàng do bên nhận ủy thác giới thiệu

Để tránh tranh chấp “khách hàng này của ai?”, cần có:

• Biên bản xác nhận khách hàng khi bên nhận ủy thác lần đầu đưa thông tin

• Ghi rõ:

  • Họ tên/đơn vị khách hàng

  • Người đại diện trao đổi

  • Kênh liên hệ (email / điện thoại / cuộc hẹn)

  • Thời điểm tiếp cận

Nếu không xác nhận ngay → rất khó chứng minh về sau.

---

4.4. Quy định về đơn phương chấm dứt hợp đồng và xử lý công việc đã thực hiện

Cần xác định rõ:

• Khi một bên chấm dứt hợp đồng trước hạn → bên nhận ủy thác có được trả hoa hồng trên khách hàng đã tiếp cận nhưng chưa ký hợp đồng hay không?

• Cách tính giá trị công việc dở dang

• Thời gian thông báo trước khi chấm dứt

➡️ Đây là điều khoản ngăn chặn tình trạng “né trả hoa hồng” rất phổ biến.

---

4.5. Điều khoản giải quyết tranh chấp

Các bên nên lựa chọn một trong hai hình thức:

• Trọng tài thương mại (nếu muốn bảo mật và giải quyết nhanh)

• Tòa án (nếu muốn có quyền kháng cáo)

Ví dụ điều khoản ngắn gọn:

“Mọi tranh chấp phát sinh từ hợp đồng này sẽ được giải quyết tại Trọng tài thương mại theo quy định của Luật Trọng tài thương mại 2010. Phán quyết của Trọng tài là chung thẩm.”

Xem thêm: https://luattamduc.vn/tranh-chap-thuong-mai-quy-dinh-phap-luat/

5. Một số tình huống tranh chấp thường gặp và hướng xử lý thực tế

Để hiểu rõ hơn cách áp dụng quy định vào thực tiễn, dưới đây là các tình huống tranh chấp phổ biến và gợi ý hướng giải quyết:

5.1. Tranh chấp về việc bên giao ủy thác từ chối trả hoa hồng

Tình huống:
Bên nhận ủy thác đã giới thiệu khách hàng và khách hàng đã ký hợp đồng, nhưng bên giao ủy thác không thanh toán hoa hồng với lý do “đây là khách hàng tự tìm đến”.

Hướng xử lý:

• Kiểm tra hợp đồng có quy định về việc xác nhận danh sách khách hàng giới thiệu hay không.

• Thu thập chứng cứ: email tiếp xúc, tin nhắn, lịch hẹn, file báo cáo.

• Yêu cầu thương lượng, nếu không được → xem xét hòa giải hoặc khởi kiện yêu cầu thanh toán hoa hồng.

➡️ Bài học: luôn lập Biên bản xác nhận khách hàng ngay từ lần giới thiệu đầu tiên.

---

5.2. Tranh chấp khi khách hàng ký hợp đồng nhưng chưa thanh toán

Tình huống:
Khách hàng đã ký hợp đồng với bên giao ủy thác nhưng chưa thanh toán hoặc mới thanh toán một phần.

Vướng mắc:
Hợp đồng không làm rõ hoa hồng tính theo ký hợp đồng hay theo tiền thu về.

Hướng xử lý:

• Xem điều khoản thời điểm trả hoa hồng trong hợp đồng.

• Nếu chưa có → thương lượng tính hoa hồng tương ứng phần thanh toán thực tế để đảm bảo công bằng.

➡️ Bài học: trong hợp đồng cần ghi rõ: trả hoa hồng khi ký hợp đồng hay khi khách hàng thanh toán?

---

5.3. Tranh chấp khi hợp đồng bị chấm dứt trước thời hạn

Tình huống:
Bên nhận ủy thác đã tiếp cận khách hàng nhưng chưa kịp hoàn tất giao dịch, thì bên giao ủy thác thông báo chấm dứt hợp đồng để “né” hoa hồng.

Hướng xử lý:

• Kiểm tra điều khoản về chấm dứt hợp đồng và xử lý công việc đang thực hiện.

• Nếu hợp đồng không quy định → yêu cầu thanh toán phí công sức hợp lý (quantum meruit) theo thực tế chứng minh.

➡️ Bài học: hợp đồng phải có điều khoản xử lý phần công việc dở dang.

---

5.4. Tranh chấp về khách hàng tái tục, gia hạn hoặc mua hàng lặp lại

Tình huống:
Khách hàng do bên nhận ủy thác giới thiệu tiếp tục mua hàng trong nhiều kỳ, nhưng bên giao ủy thác chỉ trả hoa hồng kỳ đầu tiên.

Hướng xử lý:

• Kiểm tra hợp đồng có điều khoản hoa hồng tái tục hay không.

• Nếu chưa có → thương lượng mức hoa hồng theo doanh thu dài hạn hoặc từng đợt.

➡️ Bài học: luôn bổ sung điều khoản hoa hồng dạng “duy trì” hoặc “theo vòng đời khách hàng (customer lifetime value)”.

---

Tóm lại

Việc xử lý tranh chấp cần dựa trên:

• Hợp đồng (điều khoản đã ký)

• Chứng cứ (báo cáo, trao đổi, xác nhận khách hàng)

• Phương án giải quyết (thương lượng → hòa giải → trọng tài/tòa án)

Và quan trọng nhất là: phòng ngừa tốt từ khâu soạn thảo hợp đồng.

---

Kết luận

Tranh chấp hợp đồng ủy thác tìm kiếm khách hàng chủ yếu xuất phát từ việc quy định không rõ ràng về phạm vi công việc, điều kiện hưởng hoa hồng và cơ chế xác nhận khách hàng. Khi các điều khoản này không được thiết lập cụ thể, quá trình thực hiện dễ dẫn đến hiểu sai, thiếu chứng cứ và bất đồng quyền lợi.

Vì vậy, để hạn chế tranh chấp, các bên cần:

• Soạn hợp đồng chi tiết, đặc biệt là phần hoa hồng và xác nhận khách hàng;

• Lưu trữ đầy đủ chứng từ, email, báo cáo tiến độ trong suốt quá trình hợp tác;

• Thỏa thuận rõ phương thức giải quyết tranh chấp ngay từ đầu, ưu tiên thương lượng – hòa giải trước khi đưa ra Trọng tài hoặc Tòa án.

Một hợp đồng được xây dựng chặt chẽ không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của mỗi bên mà còn tạo nền tảng cho quan hệ hợp tác lâu dài, minh bạch và hiệu quả trong hoạt động thương mại.

Thông tin liên hệ:

Văn phòng Luật sư Châu Đốc – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh
📍 Địa chỉ: 92/49/7/20 Nguyễn Thị Chạy, khu phố Chiêu Liêu, Phường Dĩ An, Thành phố Hồ Chí Minh.
📞 Điện thoại: 0987 79 16 32
✉️ Email: luattamduc.law@gmail.com
🌐 Website: luattamduc.vn
📘 Facebook: Luật sư Dân sự
🎵 TikTok: @luatsutuvantphcm
📍 Google Maps: Xem bản đồ
🕐 Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7 (8:00 – 17:00)