Việc hòa giải trước khởi kiện là bước quan trọng trong quá trình giải quyết tranh chấp dân sự — vừa giúp bên tranh chấp tiết kiệm thời gian, chi phí, vừa là yêu cầu bắt buộc trong một số loại tranh chấp. Bài viết này hướng dẫn bạn từ A → Z: khi nào phải hòa giải, ai thực hiện, thủ tục, mẫu biên bản/đơn cần có và mẹo để tăng khả năng hòa giải thành công.

Nội dung trang

Lưu ý pháp lý: Bài viết mang tính hướng dẫn chung; trong những trường hợp phức tạp hoặc có giá trị lớn, bạn nên liên hệ luật sư để được tư vấn chi tiết.

1. Hòa giải trước khi khởi kiện là gì? Khi nào phải thực hiện?

Hòa giải trước khởi kiện là thủ tục pháp lý nhằm tạo cơ hội cho các bên tranh chấp tự thương lượng với sự hỗ trợ của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, trước khi phải đưa vụ việc ra Tòa án. Đây được coi là một “bộ lọc” giúp hạn chế tình trạng khởi kiện tràn lan, tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm tải cho hệ thống Tòa án.

Trên thực tế, có hai nhóm tranh chấp:

Tranh chấp bắt buộc phải hòa giải trước khi khởi kiện:
Ví dụ điển hình là tranh chấp đất đai giữa hộ gia đình, cá nhân với nhau (theo Luật Đất đai 2013, sửa đổi 2024). Trong trường hợp này, nếu không có biên bản hòa giải tại UBND cấp xã (hòa giải thành hoặc không thành), Tòa án sẽ từ chối thụ lý đơn khởi kiện. Ngoài đất đai, một số lĩnh vực khác cũng yêu cầu hòa giải theo luật chuyên ngành.
Tranh chấp không bắt buộc nhưng khuyến khích hòa giải:
Các tranh chấp dân sự, hôn nhân gia đình, lao động, kinh doanh thương mại… thường không bắt buộc hòa giải ở cơ sở trước khi nộp đơn, nhưng việc tự hòa giải hoặc hòa giải ở tổ hòa giải cơ sở vẫn rất hữu ích. Khi hồ sơ nộp lên Tòa, việc chứng minh đã có thiện chí hòa giải trước đó thường giúp vụ án được giải quyết nhanh gọn hơn.

Ý nghĩa lớn nhất của hòa giải trước khởi kiện là:

Tiết kiệm thời gian, chi phí: nếu hòa giải thành, các bên không cần ra Tòa nữa.
Giữ gìn quan hệ giữa các bên: đặc biệt trong tranh chấp gia đình, hàng xóm, đối tác làm ăn lâu năm.
Thể hiện thiện chí: nếu hòa giải không thành, biên bản hòa giải vẫn là căn cứ pháp lý quan trọng khi nộp đơn ra Tòa.
Bắt buộc về thủ tục tố tụng: với những tranh chấp được luật quy định, nếu không hòa giải trước thì Tòa sẽ không thụ lý.

Hòa giải trước khởi kiện — Hướng dẫn chi tiết (dễ hiểu, dễ làm)

2. Ai có thẩm quyền hòa giải trước khởi kiện?

Tùy theo loại tranh chấp và quy định pháp luật, việc hòa giải trước khởi kiện có thể do nhiều cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền thực hiện. Cụ thể:

2.1. Ủy ban nhân dân cấp xã
- Đây là cơ quan phổ biến nhất thực hiện hòa giải tiền khởi kiện, đặc biệt trong tranh chấp đất đai giữa hộ gia đình, cá nhân với nhau (Điều 202 Luật Đất đai 2013, sửa đổi 2024).
- UBND xã sẽ thành lập Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai gồm: Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND, đại diện Mặt trận Tổ quốc, cán bộ địa chính, trưởng thôn/ấp, cùng các đoàn thể liên quan.
- Kết quả hòa giải (thành/không thành) phải được lập thành biên bản và lưu hồ sơ; biên bản này là căn cứ quan trọng để Tòa án xem xét khi thụ lý vụ án.
2.2. Tổ hòa giải ở cơ sở
- Được thành lập theo Luật Hòa giải ở cơ sở 2013.
- Thành phần là những người có uy tín tại cộng đồng dân cư (thôn, tổ dân phố, ấp…).
- Thường giải quyết các tranh chấp dân sự nhỏ, xích mích trong gia đình, hàng xóm, hợp đồng dân sự đơn giản.
- Biên bản hòa giải ở cơ sở tuy không phải là điều kiện bắt buộc để khởi kiện, nhưng lại là chứng cứ thể hiện thiện chí của đương sự khi vụ việc được đưa ra Tòa.
2.3. Cơ quan, tổ chức chuyên ngành
- Một số lĩnh vực có cơ chế hòa giải riêng, ví dụ:
  - Lao động: tranh chấp lao động cá nhân bắt buộc phải hòa giải tại Hòa giải viên lao động trước khi khởi kiện (Điều 188 Bộ luật Lao động 2019, trừ một số trường hợp đặc biệt).
  - Kinh doanh thương mại: các bên có thể thỏa thuận hòa giải tại Trung tâm hòa giải thương mại được Bộ Tư pháp cấp phép.
  - Trọng tài thương mại: ngoài xét xử, trọng tài cũng có thể tiến hành hòa giải nếu các bên đồng ý.
2.4. Hòa giải viên/Tòa án
- Trường hợp đương sự nộp đơn khởi kiện nhưng chưa đủ điều kiện hòa giải, Tòa án có thể chỉ định hòa giải viên tại Tòa theo Nghị quyết 01/2020/NQ-HĐTP và Thông tư 03/2020/TT-TANDTC.
- Hòa giải viên là những người có kiến thức pháp luật, kinh nghiệm, được Tòa án mời để giúp các bên đạt thỏa thuận trước khi Tòa thụ lý chính thức vụ án.
👉 Tóm lại: Không phải mọi tranh chấp đều phải hòa giải trước khởi kiện, nhưng khi luật quy định bắt buộc thì thẩm quyền sẽ thuộc về UBND cấp xã, Hòa giải viên lao động, hoặc tổ chức chuyên ngành. Với các tranh chấp khác, việc hòa giải ở cơ sở hoặc tại Tòa án trước khi thụ lý là lựa chọn khôn ngoan giúp tiết kiệm thời gian, công sức.

3. Thủ tục hòa giải tại UBND cấp xã (một ví dụ thường gặp — tranh chấp đất đai)

Tùy loại tranh chấp và cơ quan có thẩm quyền, thủ tục hòa giải sẽ có điểm khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung có thể chia thành các bước sau:

3.1. Bước 1 – Nộp đơn yêu cầu hòa giải

Người có yêu cầu làm Đơn đề nghị hòa giải gửi đến cơ quan có thẩm quyền (UBND xã, Hòa giải viên lao động, Trung tâm hòa giải thương mại…).
Nội dung đơn cần ghi rõ: thông tin người yêu cầu, người bị yêu cầu, mối quan hệ, nội dung tranh chấp, yêu cầu giải quyết và tài liệu chứng minh kèm theo.
Khi nộp đơn, nên chuẩn bị bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân và chứng cứ liên quan.

3.2. Bước 2 – Thụ lý và chuẩn bị hòa giải

Sau khi tiếp nhận, cơ quan hòa giải sẽ xem xét hồ sơ để xác định vụ việc có thuộc thẩm quyền hay không.
Nếu đủ điều kiện: cơ quan sẽ lập kế hoạch hòa giải, thông báo cho các bên về thời gian, địa điểm tổ chức phiên hòa giải.
Đối với UBND xã: Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND sẽ thành lập Hội đồng hòa giải. Đối với tranh chấp lao động: Phòng Lao động sẽ chỉ định Hòa giải viên lao động.

3.3. Bước 3 – Tiến hành hòa giải

Phiên hòa giải phải có mặt các bên tranh chấp (hoặc đại diện hợp pháp có ủy quyền).
Cơ quan hòa giải lắng nghe ý kiến các bên, phân tích quy định pháp luật, đưa ra phương án dung hòa lợi ích.
Các bên có thể thỏa thuận trực tiếp hoặc đề nghị cơ quan hỗ trợ đưa ra giải pháp.
Quá trình này thường diễn ra trong vòng 30 ngày kể từ ngày thụ lý (theo Luật Đất đai đối với tranh chấp đất đai; các lĩnh vực khác có thể linh hoạt hơn).

3.4. Bước 4 – Lập biên bản hòa giải

Sau phiên làm việc, cơ quan hòa giải lập Biên bản hòa giải ghi rõ: thời gian, địa điểm, thành phần tham gia, nội dung tranh chấp, ý kiến các bên, kết quả hòa giải (thành hay không thành).
Biên bản phải có chữ ký của các bên tham gia và xác nhận của người chủ trì hòa giải.
Trường hợp một bên vắng mặt: phải ghi rõ lý do và kết quả xử lý (hoãn, hay tiếp tục hòa giải với sự vắng mặt).

3.5. Bước 5 – Xử lý kết quả hòa giải

Nếu hòa giải thành:
- Các bên ký biên bản hòa giải thành.
- Biên bản có giá trị như một thỏa thuận dân sự, ràng buộc các bên thực hiện.
- Trong một số trường hợp, biên bản có thể yêu cầu Tòa án công nhận theo thủ tục rút gọn (Điều 417 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015).
Nếu hòa giải không thành:
- Biên bản hòa giải không thành là căn cứ để Tòa án thụ lý vụ án.
- Người yêu cầu nộp kèm biên bản này trong hồ sơ khởi kiện.
- Tòa án sẽ kiểm tra và chính thức thụ lý nếu đủ điều kiện pháp luật.

3.6. Thời hạn giải quyết

Tranh chấp đất đai: tối đa 45 ngày kể từ ngày nhận được đơn (Điều 202 Luật Đất đai 2013, sửa đổi 2024).
Tranh chấp lao động: Hòa giải viên lao động phải tiến hành hòa giải trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn (Điều 188 Bộ luật Lao động 2019).
Tranh chấp dân sự khác: tùy từng lĩnh vực, thường không quá 30 ngày.

👉 Như vậy, thủ tục hòa giải không phức tạp, nhưng bạn cần chuẩn bị kỹ hồ sơ và hợp tác đầy đủ để tránh kéo dài thời gian.

Hòa giải trước khởi kiện — Hướng dẫn chi tiết (dễ hiểu, dễ làm)

4. Hồ sơ chuẩn bị khi yêu cầu hòa giải trước khởi kiện

Để quá trình hòa giải diễn ra thuận lợi, người yêu cầu cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác. Tùy từng loại tranh chấp mà hồ sơ có sự khác nhau, cụ thể như sau:

4.1. Hồ sơ hòa giải tranh chấp đất đai

Đơn yêu cầu hòa giải tranh chấp đất đai (theo mẫu của UBND xã hoặc tự soạn, ghi rõ yêu cầu, nguyên nhân tranh chấp, thông tin các bên).
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) hoặc giấy tờ về quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật.
Giấy tờ nhân thân: bản sao CMND/CCCD, hộ khẩu của các bên.
Tài liệu chứng minh quá trình sử dụng đất: hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, giấy thừa kế, biên lai thuế đất, giấy xác nhận của chính quyền địa phương…
Các chứng cứ khác liên quan đến tranh chấp (hình ảnh, video, giấy xác nhận nhân chứng…).

4.2. Hồ sơ hòa giải tranh chấp lao động

Đơn yêu cầu hòa giải tranh chấp lao động gửi Hòa giải viên lao động.
Hợp đồng lao động (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực).
Quyết định, thông báo của người sử dụng lao động liên quan đến tranh chấp (sa thải, kỷ luật, đơn phương chấm dứt hợp đồng, quyết toán lương…).
Bảng lương, phiếu trả lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (nếu có).
Giấy tờ nhân thân: CMND/CCCD, hộ khẩu của người lao động.
Chứng cứ bổ sung: email trao đổi, tin nhắn, biên bản làm việc, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có).

4.3. Hồ sơ hòa giải tranh chấp dân sự, hôn nhân gia đình

Đơn yêu cầu hòa giải ghi rõ thông tin, nội dung tranh chấp (chia tài sản, cấp dưỡng, nợ nần, hợp đồng dân sự…).
Hợp đồng, giấy tờ giao dịch có liên quan (hợp đồng vay, hợp đồng mua bán, giấy biên nhận…).
Giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh con (nếu tranh chấp về hôn nhân gia đình).
Giấy tờ nhân thân: CMND/CCCD, hộ khẩu của các bên.
Các chứng cứ khác: ghi âm, hình ảnh, văn bản thỏa thuận trước đây…

4.4. Yêu cầu chung đối với hồ sơ

Tài liệu nộp nên có bản sao chứng thực để tránh thất lạc bản gốc.
Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự logic (Đơn – Giấy tờ nhân thân – Giấy tờ tranh chấp – Chứng cứ bổ sung).
Khi nộp hồ sơ, nên lập phiếu tiếp nhận và giữ lại bản sao để theo dõi tiến trình giải quyết.

👉 Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng không chỉ giúp rút ngắn thời gian hòa giải mà còn là căn cứ quan trọng nếu phải khởi kiện tại Tòa án sau này.

5. Khi hòa giải không thành — nộp đơn khởi kiện ra Tòa như thế nào?

Mang theo biên bản hòa giải không thành (bản chính hoặc bản sao có chứng thực) để nộp cùng đơn khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền.
Tòa án sẽ kiểm tra điều kiện thụ lý (đủ thẩm quyền, đủ tài liệu, điều kiện hòa giải nếu là bắt buộc). Thông tư 03/2020 hướng dẫn chi tiết về nhận, xử lý đơn khởi kiện tại Tòa.

6. Mẹo thực tế để tăng cơ hội hòa giải thành công

Chuẩn bị chứng cứ rõ ràng, súc tích: chỉ ra yêu cầu hợp lý và bằng chứng kèm theo.
Giữ thái độ bình tĩnh, tôn trọng: dễ đạt thỏa thuận hơn là đối đầu.
Đưa ra phương án hợp lý, khả thi: thay vì đòi hỏi cực đoan, đề xuất phương án hai bên cùng được lợi.
Ghi nhận mọi thỏa thuận bằng văn bản (biên bản có chữ ký) để tránh tranh chấp sau này.
Nếu vụ việc phức tạp (giá trị lớn, nhiều bên, yếu tố pháp lý khó) — hãy cân nhắc nhờ luật sư tham gia để hỗ trợ đàm phán và soạn biên bản.

7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hòa giải có an toàn không? Có — hòa giải là thủ tục dân sự, mọi thỏa thuận được ghi bằng biên bản có giá trị pháp lý nếu các bên thống nhất.
Nếu đối phương né tránh không đến hòa giải? Ghi biên bản không tham dự/không hợp tác; biên bản này là căn cứ nộp đơn khởi kiện.
Hòa giải thành có bắt buộc phải thực hiện theo thỏa thuận? Có — nếu các bên ký biên bản thỏa thuận, thỏa thuận đó có giá trị ràng buộc dân sự.

8. Kết luận

Hòa giải trước khởi kiện là bước khôn ngoan: tiết kiệm chi phí, nhanh chóng, có thể khôi phục quan hệ giữa các bên. Với những tranh chấp bắt buộc hòa giải (như nhiều tranh chấp đất đai), bạn phải thực hiện bước này để Tòa án thụ lý sau này. Chuẩn bị hồ sơ tốt và thái độ hợp tác sẽ làm tăng tỉ lệ thành công.

Thông tin liên hệ:

Văn phòng Luật sư Châu Đốc – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh
📍 Địa chỉ: 92/49/7/20 Nguyễn Thị Chạy, khu phố Chiêu Liêu, Phường Dĩ An, Thành phố Hồ Chí Minh.
📞 Điện thoại: 0987 79 16 32
✉️ Email: luattamduc.law@gmail.com
🌐 Website: luattamduc.vn
📘 Facebook: Luật sư Dân sự
🎵 TikTok: @luatsutuvantphcm
📍 Google Maps: Xem bản đồ
🕐 Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7 (8:00 – 17:00)

DỊCH VỤ LUẬT SƯ, LUẬT SƯ DÂN SỰ

Hòa giải trước khởi kiện — Hướng dẫn chi tiết (dễ hiểu, dễ làm)

1. Hòa giải trước khi khởi kiện là gì? Khi nào phải thực hiện?

2. Ai có thẩm quyền hòa giải trước khởi kiện?

2.1. Ủy ban nhân dân cấp xã

2.2. Tổ hòa giải ở cơ sở

2.3. Cơ quan, tổ chức chuyên ngành

2.4. Hòa giải viên/Tòa án