Quy định về hóa đơn, chứng từ trong hoạt động mua bán hàng hóa năm 2025

1. Giới thiệu

Trong hoạt động kinh doanh thương mại, hóa đơn và chứng từ là căn cứ quan trọng để xác định nguồn gốc hàng hóa, nghĩa vụ thuế và trách nhiệm của doanh nghiệp. Từ năm 2025, nhiều quy định liên quan đến hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy, thời điểm lập hóa đơn, xử phạt vi phạm và lưu trữ chứng từ tiếp tục được siết chặt nhằm minh bạch hóa giao dịch và phòng chống gian lận thương mại.
Bài viết dưới đây cập nhật chi tiết các quy định mới nhất mà doanh nghiệp cần nắm để tránh rủi ro pháp lý.

Nội dung trang

Quy định về hóa đơn, chứng từ trong hoạt động mua bán hàng hóa năm 2025

2. Quy định chung về hóa đơn, chứng từ trong hoạt động mua bán hàng hóa năm 2025

Năm 2025, hệ thống pháp luật liên quan đến hóa đơn và chứng từ tiếp tục được hoàn thiện, đặc biệt là trong lĩnh vực mua bán hàng hóa. Các quy định mới tập trung vào việc chuẩn hóa hình thức hóa đơn, minh bạch quy trình lập – phát hành – lưu trữ và tăng cường quản lý qua hệ thống điện tử. Dưới đây là những điểm quan trọng doanh nghiệp cần nắm:

2.1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trong hầu hết giao dịch

Theo lộ trình chuyển đổi số quốc gia, từ năm 2025 hầu hết doanh nghiệp, hộ kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) thay cho hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử áp dụng cho:

Hoạt động bán hàng hóa
Cung ứng dịch vụ
Giao dịch online qua sàn thương mại điện tử
Mua bán hàng hóa có sử dụng máy tính tiền kết nối cơ quan thuế

Các loại hóa đơn điện tử phổ biến gồm:

Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm sai sót thủ công, minh bạch doanh thu và đảm bảo dữ liệu được gửi trực tiếp đến cơ quan thuế.

2.2. Các trường hợp đặc thù vẫn được sử dụng hóa đơn giấy

Mặc dù hóa đơn điện tử là bắt buộc, nhưng một số hoạt động đặc thù vẫn được sử dụng hóa đơn giấy – theo mẫu do Bộ Tài chính phát hành – bao gồm:

Một số đơn vị thuộc lực lượng vũ trang, kinh tế – quốc phòng
Hoạt động bán lẻ xăng dầu chưa hoàn thiện hạ tầng HĐĐT
Hàng hóa gửi bán đại lý, kho ngoại quan hoặc khu phi thuế quan (tùy trường hợp)

Doanh nghiệp thuộc nhóm này phải đảm bảo quản lý chặt chẽ hóa đơn giấy và chuyển đổi sang hóa đơn điện tử khi đủ điều kiện.

2.3. Tiêu chuẩn định dạng và nội dung hóa đơn điện tử năm 2025

Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn:

Lập theo định dạng XML chuẩn do Tổng cục Thuế ban hành
Có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp dùng hóa đơn không mã theo quy định)
Thông tin người mua – người bán phải chính xác, đầy đủ
Chữ ký số của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT

Nội dung tối thiểu gồm: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng tiền thanh toán… phù hợp với Luật Thuế GTGT và Luật Quản lý thuế.

2.4. Quy định về chứng từ trong hoạt động mua bán hàng hóa

Song song với hóa đơn, chứng từ là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế và doanh nghiệp đối chiếu nguồn gốc hàng hóa. Năm 2025 quy định bắt buộc doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ:

Chứng từ vận chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho – phiếu nhập kho
Hợp đồng mua bán
Bảng kê giao nhận hàng hóa
Chứng từ thanh toán
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) trong trường hợp nhập khẩu hoặc hưởng ưu đãi thuế

Doanh nghiệp thiếu chứng từ rất dễ bị xử phạt vì không chứng minh được tính hợp pháp của hàng hóa.

Xem thêm: https://luattamduc.vn/tranh-chap-hop-dong-thue-mat-bang-kinh-doanh/

3. Thời điểm lập hóa đơn trong mua bán hàng hóa năm 2025

Thời điểm lập hóa đơn là yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế, tính hợp pháp của chứng từ và công tác hạch toán kế toán. Năm 2025, quy định về thời điểm lập hóa đơn tiếp tục được áp dụng theo hướng rõ ràng và chặt chẽ hơn, phù hợp với thực tế giao dịch của doanh nghiệp.

3.1. Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa

Đối với hoạt động bán hàng hóa, doanh nghiệp phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể:

Người mua đã thanh toán hay chưa
Doanh nghiệp có thu tiền trước hay không

Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và phản ánh đúng thời điểm phát sinh doanh thu theo chuẩn mực kế toán.

Ví dụ:
Bạn giao hàng cho khách ngày 10/03/2025 nhưng khách thanh toán ngày 15/03/2025 thì hóa đơn vẫn phải lập ngày 10/03/2025.

3.2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ

Với hoạt động cung ứng dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn được xác định tại một trong hai thời điểm sau:

Khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ
Hoặc khi thu tiền trước (nếu nhận ứng trước hoặc thanh toán trước một phần/ toàn bộ)

Trường hợp dịch vụ kéo dài theo kỳ, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn theo từng kỳ theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Ví dụ:
Dịch vụ bảo trì máy móc 12 tháng, doanh nghiệp lập hóa đơn theo từng tháng hoặc từng quý tùy theo hợp đồng.

3.3. Thời điểm lập hóa đơn trong mua bán online – sàn thương mại điện tử

Đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng số, quy định về thời điểm lập hóa đơn năm 2025 được siết chặt:

Hóa đơn phải được lập ngay khi đơn hàng giao thành công hoặc được xác nhận hoàn tất giao dịch.
Trường hợp người bán nhận tiền trước, doanh nghiệp phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm nhận tiền.
Các sàn thương mại điện tử có trách nhiệm kết nối dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế theo định dạng chuẩn.

Điều này hạn chế tình trạng chậm xuất hóa đơn, gian lận doanh thu và đảm bảo quyền lợi của khách hàng mua hàng online.

3.4. Trường hợp xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Nếu hóa đơn lập sai thông tin như: tên hàng hóa, đơn giá, thuế suất… doanh nghiệp có thể lựa chọn:

Lập hóa đơn điều chỉnh, hoặc
Lập hóa đơn thay thế hóa đơn cũ

Tùy theo mức độ sai sót và thỏa thuận của hai bên.

3.5. Trường hợp trả lại hàng – giảm giá – hủy giao dịch

Trong các trường hợp phát sinh sau bán hàng:

Hàng bán bị trả lại
Giảm giá hàng hóa
Khuyến mãi theo chương trình sau giao dịch
Hủy đơn hàng sau khi đã xuất hóa đơn

Doanh nghiệp phải lập:

Hóa đơn điều chỉnh giảm, hoặc
Hóa đơn hủy/thay thế theo quy định của cơ quan thuế

Nếu không xử lý đúng quy trình, doanh nghiệp có thể bị phạt do khai sai doanh thu hoặc lập hóa đơn không hợp lệ.

4. Quy định về chứng từ trong hoạt động mua bán hàng hóa năm 2025

Trong hoạt động mua bán hàng hóa, chứng từ không chỉ là cơ sở để ghi nhận doanh thu – chi phí mà còn là bằng chứng chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa khi lưu thông trên thị trường. Năm 2025, quy định về chứng từ được siết chặt hơn nhằm hạn chế gian lận thương mại, trốn thuế và đảm bảo minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

4.1. Chứng từ xuất xứ hàng hóa (CO – CQ)

Chứng từ xuất xứ và chứng nhận chất lượng là những giấy tờ quan trọng để chứng minh nguồn gốc hàng hóa, đặc biệt trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Doanh nghiệp phải lưu giữ đầy đủ:

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q)
Packing List – Phiếu đóng gói
Invoice – Hóa đơn thương mại
Hợp đồng mua bán quốc tế (nếu có)
Tờ khai hải quan (đối với hàng nhập khẩu hoặc xuất khẩu)

Các loại chứng từ này giúp doanh nghiệp chứng minh rằng hàng hóa được nhập khẩu hợp pháp và đủ điều kiện lưu thông.

4.2. Chứng từ vận chuyển hàng hóa trên đường

Khi hàng hóa đang được vận chuyển, người vận chuyển phải xuất trình các chứng từ sau để tránh bị xử phạt:

Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn điện tử
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Lệnh điều động nội bộ (đối với hàng di chuyển giữa các chi nhánh)
Tờ khai hải quan (nếu chưa hoàn tất thủ tục nhập khẩu hoặc đang vận chuyển từ cửa khẩu)

Nếu không có chứng từ hợp lệ, cơ quan chức năng có thể tạm giữ hàng và xử phạt theo quy định về quản lý thị trường.

4.3. Chứng từ nhập – xuất kho

Mỗi lần nhập hoặc xuất hàng, doanh nghiệp phải có:

Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Biên bản giao nhận hàng hóa

Các chứng từ này giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho, phục vụ công tác kế toán và kiểm toán nội bộ.

4.4. Chứng từ thanh toán

Chứng từ thanh toán là căn cứ quan trọng để hạch toán doanh thu – chi phí và chứng minh giao dịch phục vụ hoạt động kinh doanh.

Bao gồm:

Ủy nhiệm chi/ UNC
Giấy báo nợ – báo có
Hóa đơn thanh toán điện tử
Phiếu thu – phiếu chi
Thông tin chuyển khoản ngân hàng

Lưu ý: Những khoản chi trên 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng để được tính vào chi phí hợp lệ khi kê khai thuế.

4.5. Chứng từ nội bộ của doanh nghiệp

Một số chứng từ nội bộ bắt buộc phải lập khi có biến động hàng hóa:

Bảng kê nhập – xuất – tồn
Biên bản kiểm kê
Biên bản hủy hàng
Biên bản giảm giá, trả hàng

Những tài liệu này hỗ trợ doanh nghiệp khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra, đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử và chứng từ thực tế.

4.6. Yêu cầu về lưu trữ chứng từ

Tất cả hóa đơn và chứng từ liên quan phải được lưu tối thiểu:

10 năm đối với hóa đơn điện tử (file XML và bản thể hiện PDF)
05 – 10 năm đối với chứng từ giấy tùy theo loại

Doanh nghiệp có thể lưu trữ bằng:

Phần mềm kế toán
Hệ thống ERP
Dịch vụ lưu trữ đám mây có mã hóa bảo mật
Tủ hồ sơ truyền thống (đối với chứng từ giấy)

Việc lưu trữ đúng thời hạn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro khi bị kiểm tra đột xuất hoặc rà soát hóa đơn bất thường.

Xem thêm: https://luattamduc.vn/nghia-vu-cua-nguoi-ban-nguoi-mua/

5. Quy định xử phạt về hóa đơn, chứng từ năm 2025

Năm 2025, mức xử phạt liên quan đến hóa đơn và chứng từ tiếp tục được áp dụng nghiêm ngặt nhằm ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, bán hàng không xuất hóa đơn và sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh vi phạm và bị truy thu thuế hoặc xử lý hình sự trong trường hợp nghiêm trọng.

5.1. Các hành vi vi phạm thường gặp trong thực tế

Dưới đây là những hành vi doanh nghiệp dễ mắc phải nhất và bị xử phạt theo quy định:

✦ Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Đây là hành vi bị xử phạt nặng, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại, ăn uống, bán lẻ, kinh doanh online.

✦ Lập hóa đơn không đúng thời điểm

Ví dụ: giao hàng hôm nay nhưng sang ngày hôm sau mới lập hóa đơn.

✦ Lập hóa đơn sai thông tin

Sai mã số thuế, sai tên doanh nghiệp, sai số lượng, sai đơn giá, sai thuế suất…

✦ Không gửi hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế theo chuẩn quy định

Trường hợp hóa đơn điện tử bị lỗi định dạng, không có mã, hoặc chưa được truyền dữ liệu.

✦ Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc hóa đơn giả

Bao gồm mua bán hóa đơn, tự tạo hóa đơn không có giá trị pháp lý.

✦ Không lưu trữ hoặc làm mất hóa đơn

Hóa đơn điện tử không lưu file XML, hoặc mất hóa đơn giấy.

5.2. Mức phạt đối với vi phạm về hóa đơn (Cập nhật 2025)

➤ Phạt từ 500.000 – 4.000.000 đồng

Áp dụng cho các lỗi nhỏ như:

Sai sót thông tin trên hóa đơn
Ký sai vị trí, thiếu chữ ký số
Lỗi kỹ thuật trong khi lập hóa đơn điện tử

➤ Phạt từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng

Áp dụng cho các hành vi:

Lập hóa đơn không đúng thời điểm
Không cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo yêu cầu
Lập hóa đơn khi chưa đăng ký sử dụng HĐĐT

➤ Phạt từ 10.000.000 – 50.000.000 đồng

Áp dụng cho vi phạm nghiêm trọng như:

Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa
Lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả
Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp
Thuê/mua hóa đơn để hợp thức hóa đầu vào – đầu ra

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn bị:

Truy thu thuế
Tính tiền chậm nộp
Bị khóa mã số thuế tạm thời

5.3. Hóa đơn điện tử sai phải xử lý thế nào?

Nếu phát hiện hóa đơn điện tử bị lập sai, doanh nghiệp có thể xử lý bằng một trong hai cách:

✦ Lập hóa đơn điều chỉnh

Áp dụng khi: sai số lượng, đơn giá, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
Hóa đơn điều chỉnh có thể tăng hoặc giảm nhưng phải gắn với hóa đơn gốc.

✦ Lập hóa đơn thay thế

Áp dụng khi sai toàn bộ nội dung, sai tên, sai mã số thuế người mua.

Lưu ý: Nếu lập điều chỉnh hoặc thay thế không đúng quy định cũng có thể bị xử phạt.

5.4. Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp – mức phạt rất nặng

Doanh nghiệp được coi là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp khi:

Hóa đơn không do cơ quan thuế cấp mã
Hóa đơn không được đăng ký sử dụng
Hóa đơn không có giao dịch thực tế

Hành vi này có thể bị:

Phạt lên tới 100 triệu đồng
Truy thu toàn bộ thuế đầu vào – đầu ra
Chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra nếu có dấu hiệu trốn thuế

5.5. Trách nhiệm doanh nghiệp khi bị kiểm tra hóa đơn

Khi cơ quan thuế hoặc quản lý thị trường kiểm tra, doanh nghiệp phải cung cấp:

File XML hóa đơn điện tử
Bản thể hiện PDF
Chứng từ thanh toán
Phiếu xuất nhập kho
Hợp đồng mua bán
Bảng đối chiếu doanh thu

Thiếu một trong các chứng từ quan trọng có thể bị đánh giá là không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa.

6. Những điểm mới doanh nghiệp cần lưu ý về hóa đơn – chứng từ năm 2025

Năm 2025 đánh dấu giai đoạn siết chặt quản lý hóa đơn và chứng từ trong hoạt động mua bán hàng hóa. Bên cạnh việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều quy định mới được áp dụng liên quan đến công nghệ, quản lý dữ liệu, trách nhiệm của doanh nghiệp và sàn thương mại điện tử. Doanh nghiệp cần cập nhật đầy đủ để tránh vi phạm.

6.1. Tăng cường quản lý hóa đơn điện tử bằng hệ thống dữ liệu tập trung

Cơ quan thuế triển khai hệ thống phân tích dữ liệu lớn (Big Data) và trí tuệ nhân tạo (AI) để:

Tự động đối chiếu doanh thu – chi phí
Phát hiện hóa đơn bất thường, hóa đơn rủi ro cao
Cảnh báo doanh nghiệp ngay khi có sai lệch
Tạm ngừng mã số hóa đơn đối với đơn vị nghi ngờ mua bán hóa đơn

Việc quản lý chặt chẽ này khiến doanh nghiệp phải đặc biệt cẩn trọng trong việc lập – gửi – lưu trữ hóa đơn.

6.2. Bổ sung trách nhiệm pháp lý cho sàn thương mại điện tử

Sàn TMĐT (Shopee, Tiki, Lazada…) trong năm 2025 phải thực hiện:

Kết nối dữ liệu với Tổng cục Thuế
Cung cấp đầy đủ doanh thu của từng người bán
Hỗ trợ lập hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh nếu có yêu cầu
Thực hiện nghĩa vụ khấu trừ thuế với cá nhân kinh doanh chưa đăng ký

Điều này giúp giảm tình trạng bán hàng nhưng không xuất hóa đơn hoặc trốn thuế trên môi trường số.

6.3. Hóa đơn điện tử dành cho hộ cá nhân kinh doanh nhỏ

Năm 2025, hộ kinh doanh doanh thu thấp sẽ dễ dàng sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh, không cần:

Đăng ký phần mềm phức tạp
Lắp đặt máy móc hoặc hệ thống riêng
Ký số bằng thiết bị đắt tiền

Cơ quan thuế cung cấp giải pháp lập hóa đơn online miễn phí, giúp cá nhân bán lẻ, bán hàng online dễ dàng tuân thủ quy định.

6.4. Chuẩn hóa định dạng hóa đơn điện tử trên toàn quốc

Từ năm 2025, tất cả hóa đơn điện tử phải theo:

Định dạng XML chuẩn thống nhất
Có mã hoặc không mã theo từng trường hợp quy định rõ
Lưu trữ bắt buộc cả file XML và bản thể hiện PDF

Hóa đơn không đúng định dạng sẽ bị xem là không hợp lệ dù nội dung đúng.

6.5. Tăng thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm, gồm 2 dạng:

File XML gốc
File PDF bản thể hiện

Nếu mất file XML, doanh nghiệp được coi như mất hóa đơn, và có thể bị xử phạt.

6.6. Quy định mới về chứng từ vận chuyển

Khi hàng hóa lưu thông trên đường, đơn vị vận chuyển phải có:

Hóa đơn điện tử đã được cấp mã
Phiếu xuất kho
Chứng từ nội bộ liên quan
Chứng từ nhập khẩu (đối với hàng chưa hoàn thành thủ tục)

Nếu không cung cấp được ngay, hàng có thể bị tạm giữ để xác minh.

6.7. Doanh nghiệp phải đồng bộ dữ liệu kế toán – hóa đơn

Các phần mềm kế toán, bán hàng, ERP phải:

Tự động đồng bộ hóa đơn điện tử
Dữ liệu khớp với hệ thống của cơ quan thuế
Tránh tình trạng chênh lệch doanh thu và chi phí
Hỗ trợ sao lưu dữ liệu định kỳ

Điều này giúp hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra đột xuất.

6.8. Quy định chặt hơn trong xử lý hóa đơn sai sót

Doanh nghiệp phải thực hiện đúng quy trình:

Điều chỉnh tăng/giảm
Thay thế hóa đơn
Hủy hóa đơn
Lập biên bản thỏa thuận với khách hàng

Việc xử lý sai quy trình có thể bị phạt từ 2 – 8 triệu đồng tùy mức độ.

Thông tin liên hệ:

Văn phòng Luật sư Châu Đốc – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh
📍 Địa chỉ: 92/49/7/20 Nguyễn Thị Chạy, khu phố Chiêu Liêu, Phường Dĩ An, Thành phố Hồ Chí Minh.
📞 Điện thoại: 0987 79 16 32
✉️ Email: luattamduc.law@gmail.com
🌐 Website: luattamduc.vn
📘 Facebook: Luật sư Dân sự
🎵 TikTok: @luatsutuvantphcm
📍 Google Maps: Xem bản đồ
🕐 Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7 (8:00 – 17:00)