Trình tự, thủ tục cấp đổi sổ đỏ khi bị rách, cũ, sai thông tin (Cập nhật 2025)

1. Giới thiệu

Sổ đỏ (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất) là giấy tờ pháp lý quan trọng xác nhận quyền của người sử dụng đất. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, sổ đỏ có thể bị rách, phai màu, nhàu nát, hoặc thông tin ghi trên sổ không chính xác so với giấy tờ thực tế (họ tên, năm sinh, số tờ – thửa đất, diện tích, mục đích sử dụng đất…).

Nội dung trang

Việc cấp đổi sổ đỏ là cần thiết để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và tránh rủi ro pháp lý khi thực hiện các giao dịch như chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp ngân hàng, thừa kế…

Bài viết dưới đây hướng dẫn điều kiện – hồ sơ – trình tự thủ tục cấp đổi sổ đỏ khi sổ bị hư hỏng hoặc sai thông tin, đồng thời cập nhật những điểm mới theo quy định đất đai hiện hành.

2. Khi nào được cấp đổi sổ đỏ?

Theo quy định của Luật Đất đai và các nghị định hướng dẫn, người sử dụng đất có quyền yêu cầu cấp đổi sổ đỏ trong một số trường hợp nhất định nhằm đảm bảo thông tin pháp lý chính xác và thuận tiện cho quá trình quản lý, sử dụng đất. Dưới đây là các trường hợp phổ biến nhất dẫn đến nhu cầu cấp đổi:

2.1. Sổ đỏ bị rách, hư hỏng hoặc xuống cấp theo thời gian

Trong quá trình sử dụng, Giấy chứng nhận có thể bị:

Rách cạnh, rách góc hoặc nhàu nát.
Phai màu, lem mực khiến thông tin khó đọc.
Bị thấm nước, cháy xém hoặc biến dạng vật lý.

Những tình trạng này làm ảnh hưởng đến tính pháp lý của Giấy chứng nhận, gây khó khăn khi giao dịch hoặc chứng minh quyền sử dụng đất → bắt buộc phải cấp đổi.

2.2. Sổ đỏ có thông tin sai lệch so với thực tế

Đây là một trong những lý do phổ biến nhất. Các thông tin có thể bị sai gồm:

Họ tên hoặc ngày tháng năm sinh của chủ sử dụng đất.
Số CCCD/CMND, địa chỉ thường trú.
Diện tích đất, loại đất, thời hạn sử dụng.
Số tờ bản đồ, số thửa đất.
Tên các đồng sở hữu.

Thông tin sai có thể do lỗi nhập dữ liệu, thay đổi thông tin nhân thân hoặc cấp sổ từ thời điểm trước khi chủ đất thay đổi giấy tờ cá nhân. Khi phát hiện sai, người dân có quyền yêu cầu cấp đổi để chỉnh lý.

Xem thêm: https://luattamduc.vn/thu-tuc-cap-giay-chung-nhan-quyen-su-dung-dat-lan/

2.3. Diện tích thay đổi do đo đạc hoặc bản đồ địa chính mới

Khi Nhà nước thực hiện đo đạc lại hoặc lập bản đồ địa chính, diện tích thực tế có thể:

Tăng hoặc giảm so với diện tích ghi trên sổ.
Thay đổi mục đích sử dụng hoặc ranh giới thửa đất.

Lúc này, hệ thống hồ sơ địa chính buộc phải cập nhật → người sử dụng đất được cấp đổi Giấy chứng nhận mới phù hợp với số liệu hiện tại.

2.4. Cấp đổi khi tiến hành tách thửa hoặc hợp thửa

Trường hợp tách thửa: Mỗi thửa mới sẽ được cấp Giấy chứng nhận riêng.
Trường hợp hợp thửa: Người sử dụng đất được cấp Giấy chứng nhận mới ghi nhận diện tích sau khi hợp nhất.

Đây là thủ tục bắt buộc để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ đất đai.

2.5. Sổ đỏ bị nhòe dấu đỏ hoặc giao dịch nhiều lần dẫn đến khó xác thực

Một số sổ đỏ cũ được sử dụng để:

Công chứng nhiều lần,
Cầm cố, thế chấp,
Photo, sao y quá nhiều,

khiến dấu mộc bị mờ hoặc thông tin khó xác minh → cơ quan nhà nước sẽ yêu cầu cấp đổi để đảm bảo tính pháp lý.

3. Hồ sơ cấp đổi sổ đỏ theo quy định mới nhất

Để thực hiện thủ tục cấp đổi sổ đỏ khi Giấy chứng nhận bị rách, cũ, hư hỏng hoặc sai thông tin, người sử dụng đất cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định của pháp luật đất đai. Bộ hồ sơ chuẩn giúp cơ quan đăng ký xử lý nhanh và hạn chế việc phải bổ sung nhiều lần.

Dưới đây là danh mục hồ sơ chi tiết:

3.1. Đơn đề nghị cấp đổi Giấy chứng nhận

Đây là mẫu đơn bắt buộc ban hành kèm theo Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

Nội dung đơn cần thể hiện:

Thông tin người sử dụng đất.
Lý do cấp đổi: rách – cũ – hư hỏng – sai thông tin – đo đạc lại – tách/hợp thửa.
Danh mục giấy tờ kèm theo.
Cam kết và chữ ký của chủ sử dụng đất.

3.2. Bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp

Người dân phải nộp sổ đỏ bản gốc, bao gồm:

Sổ đỏ bị rách, nhòe, phai màu.
Sổ đỏ có thông tin không chính xác.
Sổ đỏ đã qua đo đạc lại diện tích.

Cơ quan đăng ký đất đai sẽ thu hồi sổ cũ sau khi cấp sổ mới.

3.3. Giấy tờ chứng minh thông tin đúng (nếu yêu cầu sửa sai)

Nếu yêu cầu cấp đổi vì sai họ tên, ngày sinh, số CCCD, thông tin thửa đất, người sử dụng đất cần nộp kèm giấy tờ liên quan như:

Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân.
Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú.
Giấy khai sinh (khi cần chứng minh thông tin nhân thân).
Giấy xác nhận của UBND cấp xã về thay đổi thông tin địa chỉ.
Kết quả đo đạc hiện trạng từ đơn vị đo đạc có chức năng.

Những giấy tờ này giúp cơ quan thẩm định thông tin chính xác để chỉnh lý.

3.4. Văn bản đo đạc hoặc tài liệu địa chính mới (nếu có)

Áp dụng trong trường hợp:

Diện tích thay đổi sau đo đạc lại.
Có bản đồ địa chính mới.
Có yêu cầu cập nhật ranh giới thửa đất.

VPĐKĐĐ có thể tự đo đạc hoặc yêu cầu người dân cung cấp hồ sơ đo đạc do đơn vị chuyên môn thực hiện.

3.5. Giấy tờ pháp lý khác theo từng trường hợp

Tùy loại cấp đổi, có thể yêu cầu thêm:

Văn bản đề nghị tách thửa/hợp thửa.
Hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất (khi cần cập nhật chủ sử dụng).
Giấy tờ tài sản gắn liền với đất (nhà ở, công trình…).
Trích lục bản đồ địa chính.

3.6. Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ

Không cần nộp giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất cũ (vì cơ quan quản lý đã lưu).
Trường hợp cấp đổi vì rách – cũ, chỉ cần đơn + sổ cũ, không phải chứng minh lý do.
Nên photo trước toàn bộ sổ đỏ để lưu lại trước khi nộp bản gốc.
Nếu thông tin nhân thân thay đổi sau khi đổi sang CCCD gắn chip, nên nộp kèm xác nhận số định danh để tránh sai lệch.

4. Trình tự, thủ tục cấp đổi sổ đỏ khi bị rách, cũ, sai thông tin

Việc cấp đổi sổ đỏ được thực hiện qua nhiều bước để đảm bảo tính pháp lý, tránh sai sót và giúp người dân nhận Giấy chứng nhận mới nhanh chóng. Dưới đây là trình tự chuẩn theo quy định hiện hành:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người sử dụng đất chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như đã liệt kê ở phần 3:

Đơn đề nghị cấp đổi Giấy chứng nhận (Mẫu 10/ĐK).
Bản gốc sổ đỏ cũ.
Giấy tờ chứng minh thông tin đúng (nếu sửa sai).
Văn bản đo đạc hoặc tài liệu địa chính mới (nếu có).

Lưu ý SEO: Đây là bước quan trọng để tối ưu từ khóa như “hồ sơ cấp đổi sổ đỏ”, “giấy tờ cần chuẩn bị khi đổi sổ đỏ”.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Hồ sơ được nộp tại:

Văn phòng đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ) cấp huyện – nơi thửa đất tọa lạc.
Bộ phận một cửa UBND cấp huyện – nếu địa phương áp dụng tiếp nhận tại một cửa.
UBND cấp xã – áp dụng cho địa phương có dịch vụ công trực tuyến hoặc nhận hồ sơ tại xã.

Bước 3: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận thực hiện:

Kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ.
Xác minh thông tin chủ sử dụng đất và thửa đất.
Thực hiện đo đạc nếu cần.
Thông báo bằng văn bản nếu hồ sơ thiếu hoặc cần bổ sung.

Lưu ý SEO: Tối ưu từ khóa “cơ quan cấp đổi sổ đỏ”, “kiểm tra hồ sơ đổi sổ đỏ”.

Bước 4: Xử lý hồ sơ và cấp sổ đỏ mới

VPĐKĐĐ thực hiện:

Chỉnh lý thông tin trong hồ sơ địa chính.
In Giấy chứng nhận mới.
Thu hồi sổ đỏ cũ.
Trình ký tại Phòng Tài nguyên và Môi trường hoặc UBND cấp huyện để phê duyệt.

Trong trường hợp cần đo đạc lại diện tích hoặc hợp thửa/tách thửa, cơ quan sẽ phối hợp với đơn vị đo đạc chuyên môn để đảm bảo kết quả chính xác.

Bước 5: Trả kết quả cho người sử dụng đất

Người dân nhận sổ đỏ mới tại:

Bộ phận một cửa, hoặc
UBND cấp xã nếu nộp hồ sơ tại xã.

Cơ quan sẽ hướng dẫn kiểm tra thông tin trên sổ mới để đảm bảo chính xác, tránh sai sót sau khi nhận.

Thời hạn giải quyết

Không quá 07 ngày làm việc đối với hồ sơ tại khu vực thành thị.
Không quá 17 ngày làm việc tại khu vực miền núi, vùng sâu, vùng xa.

Lưu ý: Thời hạn trên chưa tính:

Ngày nghỉ lễ, tết.
Thời gian thực hiện đo đạc.
Thời gian hoàn thành nghĩa vụ tài chính (nếu có).

Các lưu ý quan trọng để tránh chậm trễ

Hồ sơ đầy đủ và chính xác từ đầu sẽ giảm tối đa thời gian xử lý.
Nếu sổ đỏ sai thông tin nhân thân, nộp kèm giấy tờ xác nhận thay đổi (CCCD, hộ khẩu, giấy khai sinh).
Đối với trường hợp tách/hợp thửa, chuẩn bị các giấy tờ liên quan để cơ quan thẩm định nhanh chóng.
Luôn giữ biên lai, giấy xác nhận nộp hồ sơ để thuận tiện đối chiếu khi có vướng mắc.

5. Lệ phí, chi phí và những câu hỏi thường gặp khi cấp đổi sổ đỏ

5.1. Lệ phí cấp đổi sổ đỏ

Mức thu lệ phí cấp đổi sổ đỏ do UBND cấp tỉnh quy định theo khung của Luật Phí và Lệ phí. Thông thường:

Lệ phí cấp đổi sổ đỏ: 50.000 – 150.000 đồng (tùy tỉnh/thành phố).
Áp dụng cho trường hợp sổ đỏ bị rách, mờ, hư hỏng hoặc sai thông tin mà không thay đổi diện tích đất hay chủ sở hữu.

Lưu ý: Lệ phí không tính tiền sử dụng đất vì cấp đổi không phát sinh nghĩa vụ tài chính này.

5.2. Phí đo đạc lại (nếu cần)

Nếu hồ sơ yêu cầu đo đạc lại hoặc xác minh diện tích, phí đo đạc được tính theo diện tích m²:

Khu vực đô thị: 1.500 – 3.000 đồng/m²
Khu vực nông thôn: 1.000 – 2.000 đồng/m²

Phí đo đạc sẽ được thu trực tiếp hoặc thông qua đơn vị đo đạc chuyên môn được cơ quan nhà nước chấp thuận.

5.3. Phí thẩm định hồ sơ

Cơ quan nhà nước có thể thu thêm phí thẩm định hồ sơ từ 100.000 – 500.000 đồng, tùy diện tích và mức độ phức tạp của hồ sơ.

5.4. Chi phí khác (nếu có)

Hợp thửa, tách thửa hoặc điều chỉnh thông tin diện tích → có thể phát sinh phí đo đạc, bản đồ địa chính.
Cấp đổi do thay đổi thông tin nhân thân (họ tên, CCCD) thường không phát sinh thêm chi phí ngoài lệ phí.

5.5. Các câu hỏi thường gặp khi cấp đổi sổ đỏ

1. Có phải xin ý kiến của các thành viên gia đình khi đổi sổ đỏ không?

Không. Chỉ cần chủ sử dụng đất đứng tên trên sổ đỏ ký hồ sơ.

2. Sổ đỏ bị mờ chữ nhưng chưa rách có cần đổi không?

Có. Khi chữ bị phai, khó xác minh thông tin → nên đổi để tránh rủi ro pháp lý khi giao dịch.

3. Sai số CCCD/CMND có bị phạt không?

Không bị phạt. Người dân chỉ cần nộp giấy tờ chứng minh đúng → cơ quan chỉnh lý và cấp đổi.

4. Cấp đổi sổ đỏ có thể thực hiện online không?

Một số tỉnh đã áp dụng dịch vụ công trực tuyến mức 3–4.
Tuy nhiên, chưa triển khai đồng bộ trên toàn quốc, nên nhiều nơi vẫn phải nộp trực tiếp.

5. Bao lâu mới nhận được sổ đỏ mới?

Khu vực thành thị: 7 ngày làm việc.
Khu vực miền núi, vùng sâu, xa: 17 ngày làm việc.
Thời hạn chưa tính: ngày lễ, thời gian đo đạc hoặc nghĩa vụ tài chính (nếu có).

5.6. Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục cấp đổi sổ đỏ

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu → rút ngắn thời gian xử lý.
Nếu sổ đỏ sai thông tin nhân thân, nộp kèm giấy tờ xác nhận thay đổi (CCCD, hộ khẩu, giấy khai sinh).
Trường hợp tách/hợp thửa, chuẩn bị giấy tờ liên quan để cơ quan thẩm định nhanh chóng.
Giữ biên lai, phiếu xác nhận nộp hồ sơ để tiện đối chiếu khi có vướng mắc.

6. Lệ phí cấp đổi sổ đỏ

Chi phí gồm:

6.1. Lệ phí cấp đổi sổ đỏ

Tùy từng tỉnh quy định (thường từ 50.000 – 150.000 đồng).

6.2. Phí đo đạc lại (nếu có)

Nếu phải đo đạc → tính theo m², tùy địa phương:

Thông thường từ 1.000 – 3.000đ/m².

6.3. Lệ phí thẩm định hồ sơ

Mức thu từ 100.000 – 500.000 đồng tùy diện tích và khu vực.

6.4. Không phải nộp tiền sử dụng đất

Vì cấp đổi không phải chuyển mục đích sử dụng đất.

7. Câu hỏi thường gặp khi cấp đổi sổ đỏ

7.1. Cấp đổi sổ đỏ có phải xin ý kiến hộ gia đình không?

Không. Chỉ cần chủ sử dụng đất đứng tên trên sổ ký hồ sơ.

7.2. Sổ đỏ bị mờ chữ nhưng chưa rách có cần đổi không?

Có. Khi chữ bị phai khiến việc xác minh thông tin khó khăn, bạn nên đổi sổ để tránh tranh chấp sau này.

7.3. Sai số chứng minh nhân dân có bị phạt không?

Không bị phạt. Chỉ thực hiện điều chỉnh thông tin → cấp đổi.

7.4. Có thể làm cấp đổi sổ đỏ online không?

Một số tỉnh đã áp dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3–4 nhưng chưa đồng bộ trên toàn quốc.

cấp lại sổ đỏ, giấy chứng nhận, trình tự 2025

8. Kết luận

Cấp đổi sổ đỏ khi bị rách, cũ, nhàu nát hoặc sai thông tin là thủ tục đơn giản, thời gian xử lý nhanh. Người sử dụng đất nên thực hiện sớm để:

Tránh rủi ro pháp lý,
Thuận tiện khi giao dịch,
Đảm bảo thông tin chính xác trên hồ sơ địa chính.

Thông tin liên hệ:

Văn phòng Luật sư Châu Đốc – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh
📍 Địa chỉ: 92/49/7/20 Nguyễn Thị Chạy, khu phố Chiêu Liêu, Phường Dĩ An, Thành phố Hồ Chí Minh.
📞 Điện thoại: 0987 79 16 32
✉️ Email: luattamduc.law@gmail.com
🌐 Website: luattamduc.vn
📘 Facebook: Luật sư Dân sự
🎵 TikTok: @luatsutuvantphcm
📍 Google Maps: Xem bản đồ
🕐 Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7 (8:00 – 17:00)