Loại hóa đơn	Có mã	Không có mã	GTGT	Bán hàng	Phiếu xuất kho
Dùng cho DN rủi ro	✔	✘	✔/✘	✔/✘	✘
Tự lập, không cần mã	✘	✔	✔	✔	✔
Thể hiện thuế GTGT	✔	✔	✔	✘	✘
Dùng khi vận chuyển	✘	✘	✘	✘	✔

4. Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp

Từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực, việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành nghĩa vụ bắt buộc đối với gần như toàn bộ doanh nghiệp tại Việt Nam. Bước sang năm 2025, cơ quan thuế tiếp tục siết chặt hơn quy trình quản lý nhằm đảm bảo tính minh bạch và chống gian lận thuế.

Dưới đây là các quy định quan trọng mà doanh nghiệp phải tuân thủ.

---

4.1. Tất cả doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử

Hiện nay, 100% doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa – cung cấp dịch vụ đều phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp đặc biệt:

• Khu vực không có điều kiện hạ tầng CNTT (vùng sâu, vùng xa).

• Cơ sở kinh doanh bị thiên tai, hỏa hoạn hoặc sự cố kỹ thuật làm gián đoạn hệ thống.

Các đơn vị này phải có xác nhận từ cơ quan thuế và tạm sử dụng hóa đơn giấy trong thời gian ngắn.

---

4.2. Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần:

• Gửi Mẫu 01/ĐKT-HĐĐT trên hệ thống thuế điện tử (eTax).

• Lựa chọn sử dụng hóa đơn có mã hoặc không có mã.

• Chờ cơ quan thuế phản hồi chấp nhận.

Chỉ khi được phê duyệt, doanh nghiệp mới được phép phát hành hóa đơn hợp lệ.

---

4.3. Quy định về thời điểm lập hóa đơn

Quy định này được siết chặt nhằm hạn chế hành vi kê khai sai hoặc lùi ngày hóa đơn.

Doanh nghiệp phải lập hóa đơn khi:

• Giao hàng hóa cho khách.

• Hoàn thành cung cấp dịch vụ.

• Phát sinh doanh thu theo hợp đồng.

Sai thời điểm lập hóa đơn có thể bị phạt từ 4 – 8 triệu đồng.

---

4.4. Quy định về việc ký số trên hóa đơn điện tử

• Chữ ký số phải là chữ ký hợp lệ, còn hạn sử dụng.

• Hóa đơn phải được ký số trước khi gửi cho khách hàng.

• Người mua có thể ký hoặc không ký tùy vào từng ngành nghề, nhưng chữ ký số của người bán là bắt buộc.

Trong trường hợp hóa đơn không có ký số hoặc ký không hợp lệ → hóa đơn bị xem là không hợp pháp.

---

4.5. Quy định truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế

Hóa đơn có mã

→ Phải truyền ngay lập tức khi lập để xin mã xác thực.

Hóa đơn không có mã

→ Phải truyền dữ liệu định kỳ theo yêu cầu (theo ngày, theo tháng hoặc theo từng lần phát sinh).

Nếu chậm truyền dữ liệu → doanh nghiệp sẽ bị đưa vào diện rủi ro cao, buộc chuyển sang hóa đơn có mã.

---

4.6. Quy định lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần:

• Lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm.

• Lưu cả bản XML (dữ liệu gốc) và bản PDF/HTML (dễ đọc).

• Đảm bảo an toàn dữ liệu, tránh mất mát hoặc sửa đổi trái phép.

Việc mất hóa đơn điện tử hoặc không cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu có thể bị phạt 20–50 triệu đồng tùy mức độ.

---

4.7. Các hành vi bị nghiêm cấm khi sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định hiện hành:

• Tẩy xóa, sửa đổi nội dung hóa đơn đã ký số.

• Lập hóa đơn khống, hóa đơn ảo.

• Cho mượn, bán, trao đổi hóa đơn.

• Can thiệp kỹ thuật làm sai lệch dữ liệu hóa đơn.

• Không truyền dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế.

Các hành vi này có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Xem thêm: https://luattamduc.vn/ten-doanh-nghiep-so-huu-kinh-doanh-thuong-mai/

5. Quy định quản lý thuế liên quan đến hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử không chỉ là công cụ xuất – nhận hóa đơn mà còn là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý thuế của doanh nghiệp. Cơ quan thuế sử dụng dữ liệu hóa đơn để giám sát doanh thu, xác định nghĩa vụ thuế và phát hiện sai phạm. Vì vậy, doanh nghiệp phải tuân thủ chặt chẽ các yêu cầu dưới đây.

---

5.1. Nghĩa vụ gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế

Mỗi loại hóa đơn có quy định truyền dữ liệu khác nhau:

✔ Hóa đơn điện tử có mã

• Dữ liệu được gửi ngay khi lập hóa đơn.

• Chỉ khi nhận được mã xác thực, hóa đơn mới có giá trị phát hành.

✔ Hóa đơn điện tử không có mã

• Doanh nghiệp phải truyền dữ liệu định kỳ (theo ngày hoặc theo tháng).

• Doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro → bị chuyển sang hóa đơn có mã ngay lập tức.

Lưu ý quan trọng:

Chậm gửi dữ liệu hoặc gửi sai định dạng XML có thể bị phạt từ 2 – 10 triệu đồng tùy mức độ.

---

5.2. Tra cứu và đối chiếu hóa đơn với cơ quan thuế

Doanh nghiệp phải thường xuyên:

• Kiểm tra hóa đơn đã được cơ quan thuế chấp nhận chưa.

• Tra cứu mã xác thực, mã QR.

• Đối chiếu thông tin giữa hóa đơn – hợp đồng – thanh toán – kho hàng.

Điều này giúp doanh nghiệp phát hiện sớm sai sót và tránh tranh chấp về thuế GTGT hoặc doanh thu.

---

5.3. Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Theo Nghị định 123, hóa đơn điện tử không bị hủy hay thu hồi theo cách truyền thống. Thay vào đó, DN phải thực hiện một trong 3 biện pháp sau:

A. Điều chỉnh hóa đơn

Dùng khi:

• Sai thuế suất

• Sai số lượng, đơn giá

• Sai tiền thuế, tổng thanh toán
  → Lập hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm.

B. Thay thế hóa đơn

Dùng khi hóa đơn sai sót nghiêm trọng hoặc không thể điều chỉnh từng dòng.

C. Thông báo sai sót

Dùng khi:

• Sai địa chỉ công ty

• Sai tên công ty nhưng đúng mã số thuế
  → Không cần lập hóa đơn mới, chỉ cần thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.

---

5.4. Nghĩa vụ lưu trữ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp phải lưu:

• File XML (bản gốc)

• File PDF/HTML (bản hiển thị)

• Biên bản điều chỉnh/thay thế (nếu có)

Thời gian lưu trữ:

Ít nhất 10 năm, và phải xuất trình được ngay khi cơ quan thuế yêu cầu.

---

5.5. Kiểm tra, thanh tra thuế qua dữ liệu hóa đơn điện tử

Cơ quan thuế dựa vào dữ liệu hóa đơn để:

• Phân tích rủi ro doanh nghiệp.

• Phát hiện hóa đơn bất thường, doanh thu đột biến.

• Đối chiếu giữa hóa đơn đầu vào – đầu ra.

• Kiểm tra ghi nhận doanh thu đúng thời điểm.

Doanh nghiệp rủi ro cao thường bị thanh tra thuế khi có dấu hiệu:

• Xuất nhiều hóa đơn nhưng không truyền dữ liệu.

• Hóa đơn xuất số lượng lớn nhưng thanh toán không hợp lý.

• Chênh lệch lớn giữa tờ khai thuế và dữ liệu hóa đơn.

---

5.6. Các nghĩa vụ thuế liên quan trực tiếp đến hóa đơn điện tử

• Kê khai thuế GTGT dựa trên hóa đơn đầu vào – đầu ra.

• Quyết toán thuế TNDN theo số liệu doanh thu – chi phí.

• Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (đối với DN được yêu cầu).

• Nộp thuế đúng thời hạn theo dữ liệu hóa đơn đã xuất.

Xem thêm: https://luattamduc.vn/tranh-chap-hop-dong-thue-mat-bang-kinh-doanh/

6. Những lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Việc áp dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích – nhanh chóng, tiết kiệm, thuận tiện cho quản lý thuế. Tuy nhiên, để tránh rủi ro bị xử phạt hoặc làm sai quy định, doanh nghiệp cần chú ý các điểm quan trọng dưới đây:

---

6.1. Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng chuẩn pháp lý

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm.
Lưu trữ phải đảm bảo:

• Không bị chỉnh sửa, thay đổi nội dung

• Có tính bảo mật cao, tránh mất dữ liệu

• Có khả năng sao lưu và phục hồi khi cần

• Có định dạng chuẩn XML để cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu

Nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng hệ thống Cloud của nhà cung cấp để lưu trữ an toàn.

---

6.2. Chữ ký số phải còn hiệu lực

Hóa đơn điện tử không có chữ ký số hợp lệ = hóa đơn không hợp pháp.

Do đó doanh nghiệp cần:

• Theo dõi ngày hết hạn chữ ký số

• Gia hạn trước khi sử dụng để tránh gián đoạn

• Kiểm tra chứng thư số có bị thu hồi hoặc sai thông tin pháp nhân hay không

---

6.3. Kiểm tra thông tin người mua trước khi lập hóa đơn

Các lỗi sai về mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ xuất hiện rất thường xuyên.

Doanh nghiệp nên:

• Kiểm tra MST trên trang của Tổng cục Thuế

• Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin qua email để tránh nhầm lẫn

• Kiểm tra lần cuối trước khi ký số

---

6.4. Không lập hóa đơn khống, sai thời điểm

Đây là lỗi khiến nhiều doanh nghiệp bị phạt nặng.

Quy định:

• Hóa đơn phải lập ngay khi giao hàng, cung ứng dịch vụ

• Lập hóa đơn trước hoặc sau thời điểm này đều bị coi là sai phạm

• Nghiêm cấm xuất hóa đơn khống hoặc điều chỉnh doanh thu để trốn thuế

---

6.5. Đảm bảo kết nối dữ liệu đầy đủ với cơ quan thuế

Với hóa đơn điện tử có mã, dữ liệu phải gửi ngay để lấy mã.
Với hóa đơn không có mã, doanh nghiệp phải chuyển dữ liệu định kỳ theo quy định.

Lưu ý:

• Nếu hệ thống mạng lỗi, cần ghi nhận lại thông tin để gửi bổ sung

• Không để thiếu dữ liệu vì doanh nghiệp có thể bị kiểm tra đột xuất

---

6.6. Khi thay đổi địa chỉ, thông tin doanh nghiệp — phải cập nhật ngay

Các thông tin sau thay đổi phải thông báo:

• Địa chỉ kinh doanh

• Tên doanh nghiệp

• MST/chi nhánh

• Thay đổi người đại diện pháp luật

• Thay đổi nhà cung cấp phần mềm hóa đơn

Nếu không cập nhật kịp thời, hóa đơn đã lập có thể không hợp lệ, gây khó khăn cho kế toán.

---

6.7. Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáng tin cậy

Nhà cung cấp phần mềm phải:

• Được Tổng cục Thuế cấp phép

• Có hệ thống lưu trữ đạt tiêu chuẩn bảo mật

• Có hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng

• Hỗ trợ kết nối API với phần mềm kế toán

Điều này giúp doanh nghiệp tránh lỗi hệ thống, mất dữ liệu, hóa đơn treo mã hoặc lỗi ký số.